イベント準備物リスト

# イベント準備物リスト

イベント名: ▶ ／ 開催日: ▶ ／ 最終更新: ▶ ／ 作成者: ▶

▶ が付いているところが、あなたの埋める欄です。チェックボックスは、そろったら印を付ける欄。表の中の □ は手で塗ってください。

解説の文章は、埋め終わって関係者に配るときに削ってOKです。

## 0. このリストの使い方

「イベントをやることになった。で、何を用意すればいいんだろう」。最初に手が止まるのは、たいていここ。

このリストが受け持つのは、そんな最初の棚卸し。当日の進行や現場のオペレーションは別紙の[イベント運営マニュアル](/templates/event-manual/)にまとまっているので、こちらはそこに入る前に、何をそろえる必要があるかを時期順に並べています。

### 読み方

- 上から順に埋めていくものではありません。まず全体を眺めて、自分のイベントに要る行を選ぶ。選ぶ判断そのものが企画になります
- 要らないと判断した行は、消すより「今回は不要」と理由を書き残すほうが安全です。あとで見た人が、検討した結果なのか見落としなのか分かります。とくに許認可・保険・個人情報の行は消さない
- 各項目には「いつまでに」「誰が」を書く欄があります。物の名前だけ並べても動かないので、この2つはセットで埋めます
- 「まだ決まっていない」も立派な回答です。決まっていない欄に印をつけておくと、次の打ち合わせの議題がそのまま出来上がります

### 規模による足し引き

全部が全部、どのイベントにも必要なわけではありません。目安として。

- **〜30人・会議室・司会なし**: 1〜4章と、7章の持ち物だけで足ります
- **〜200人・ホール・司会あり**: 全章に目を通す。5章の外部発注と9章の体制が効いてきます
- **数百人〜・複数トラック・スポンサーあり**: 全章。特に5章の発注は、リードタイムが読めないものから先に押さえる

### 最初に決める3つ

物の話に入る前に、ここだけは先に決めておきます。ここが空白のままだと、あとの判断が全部あとで覆る。ここで書いた文は、[運営マニュアル](/templates/event-manual/)の「この場は、何のための場か」にそのまま転記して使えます。

- このイベントは何のための場か（一文で）　▶
- 終わったとき、どうなっていたら成功か　▶
- 誰が最終判断をするか　▶

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## 1. 企画

日付と会場が決まらないと、ほぼすべての発注が止まる。ここが最優先です。

| 準備物 | いつまでに | 担当 | 状態 |
| --- | --- | --- | --- |
| 開催日（候補日と、確定日） | ▶ | ▶ | □ |
| 会場の仮おさえ | ▶ | ▶ | □ |
| 会場の下見 | ▶ | ▶ | □ |
| 会場の本契約・支払い | ▶ | ▶ | □ |
| 予算（総額と、内訳の枠） | ▶ | ▶ | □ |
| 想定参加者数（目標と、損益分岐） | ▶ | ▶ | □ |
| イベント名（正式表記・英語表記） | ▶ | ▶ | □ |
| 参加費（無料／有料・価格帯） | ▶ | ▶ | □ |
| 主催・共催・後援の並び | ▶ | ▶ | □ |

### 決めておくこと

- 日付は、裏取りしてから確定する。同業のイベント・大型連休・決算期・近隣の大規模催事と重なっていないか、会場を仮おさえした段階で一度検索します
- 会場は、契約前に下見に行く。図面と実物は違います。搬入口・エレベーターの寸法・電源の口数・Wi-Fiの実効速度は、行かないと分かりません
- 予算は、枠だけ先に切る。「会場◯・制作◯・人件費◯・予備費◯」の粒度で構いません。予備費を取っていない予算は、途中で足りなくなります
- キャンセルポリシー（会場側の解約規定・いつから何％かかるか）を契約時に確認しておく

## 2. 会場

契約時か、遅くとも下見のときに確認しておく項目です。ここを詰めずに進めると、当日「できないと思わなかった」が出ます。

- [ ] 入館できる時刻／退館しなければいけない時刻（ここは厳守。撤収の逆算はここが起点）
- [ ] 搬入口の場所・車両を停められるか・台車の有無
- [ ] エレベーターの寸法と耐荷重（大きい什器や看板を運ぶなら必須）
- [ ] 電源の口数と容量
- [ ] Wi-Fi（SSID・同時接続数・参加者に開放できるか）
- [ ] 看板・掲示物を貼っていい場所（貼れない壁がある会場は多いです）
- [ ] 音量の制限（近隣・上下階への配慮が要るか）
- [ ] 飲食の可否（持ち込み可否・アルコール・ケータリング業者の指定があるか）
- [ ] ゴミの扱い（会場で引き取るか、持ち帰りか。分別の区分）
- [ ] 控室として使える部屋（登壇者用・スタッフ用。別料金かどうか）
- [ ] 会場側の当日担当者と連絡先

### 届出が要るかもしれないもの

企画段階で確認しておきたい項目です。気づくのが遅いと、期限に間に合いません。要否も期限も、自治体・会場・催しの中身によって変わります。当てはまりそうなものは、早めに窓口へ問い合わせてください。

- 火気器具・発電機を使う → 管轄の消防署に、火災予防条例上の届出と消火器の要否を確認
- 食品を提供する（屋外の出店・ケータリングを含む） → 管轄の保健所に、営業許可・届出と出せる食品の範囲を確認。消防への届出とは別の手続き
- 道路を使う → 管轄の警察署に道路使用許可、道路管理者に道路占用許可。両方必要になる場合がある
- 公園を使う → 公園の管理者に、催しの許可・占用・施設利用のどれにあたるかを確認
- 音楽を演奏・再生・配信・収録する → 楽曲の管理先と利用方法を確認し、必要ならJASRAC等へ事前手続き。会場が包括契約を結んでいても、今回の使い方まで含むとはかぎらないので、そこも会場に聞く
- 酒類を出す → その場で注いで飲んでもらうのか、未開封のまま持ち帰り販売するのかを整理する。後者は所轄の税務署に免許の要否を確認

## 3. 中身（プログラム）

- [ ] タイムテーブル（何時に何をやるか）
- [ ] 登壇者への打診
- [ ] 承諾の確認（日時・謝礼の条件を含む）
- [ ] 氏名・肩書きの正式表記の確認
- [ ] 登壇者への依頼書（日時・場所・時間・謝礼・当日の流れ・撮影の可否を書いたもの）
- [ ] 登壇者のプロフィール文と顔写真（サイズと形式を指定して依頼する）
- [ ] 登壇資料の提出期限と提出先
- [ ] セッションのタイトルと概要（サイトに載せる文言）
- [ ] 懇親会をやるか（やるなら会場・飲食・費用・申込方法）

### 決めておくこと

- 登壇者の名前の読み方を、本人に確認する。当日いちばん事故るところです
- 肩書きの正式表記も本人確認。会社名の「株式会社」が前か後ろかまで
- 謝礼・お車代の金額と、渡し方（当日現金か、後日振込か）を先に決める。個人へ払う講演料・出演料は源泉徴収の対象になることがあり、「謝礼」「お車代」という名目にしても変わりません。支払先が個人か法人かで扱いが分かれるので、払う前に経理か税理士に確認しておく
- 登壇者に事前に渡すもの一式（会場図・集合時間・控室の場所・進行台本）をいつ送るか

## 4. 集客まわり

人が集まらないと、他の準備が生きません。ここは早めに立ち上げます。

- [ ] 告知サイト・申込ページ（何を書くか・いつ公開するか）
- [ ] 申込フォーム（取る項目を決める。多いと離脱します）
- [ ] 決済手段（有料の場合。手数料と入金サイクルも確認）
- [ ] キービジュアル・バナー（サイト用・SNS用・OGP画像）
- [ ] 告知文（SNS用・メール用・プレスリリース用で長さを変えて用意）
- [ ] 告知のスケジュール（いつ・どこで・何回出すか）
- [ ] 案内を送るリスト（過去参加者・関係者・登壇者に配る紹介用の文面）
- [ ] プレスリリースを出すか（出すなら配信先と配信日）
- [ ] ハッシュタグ

### 決めておくこと

- 告知は1回では届きません。同じ人が数日のあいだに2〜3回見て、はじめて「行こう」になる。1回出して反応がないことを、失敗と判断しない
- 登壇者・関係者が自分から発信したくなる素材（告知画像・文面のひな形）を、こちらから配る。「拡散お願いします」だけでは動けません
- 申込が伸びない時期は、必ず一度は来るもの。そのとき何をするかを先に決めておく（追加の情報公開か、締切の設定か）
- 申込ページに、当日のルール（撮影可否・キャンセル規定・問い合わせ先）を書いておく

## 5. 外部発注

**発注は、納期から逆算します。** ここが遅れると、他をどれだけ頑張っても間に合いません。要るものだけ残してください。サイズ・色・仕様など、数量以外の指定は「何を」の欄に書き足しておく。

### 頼むとき

| 何を | 発注先 | 数量 | 見積 | 発注期限 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 印刷（看板・バナー） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 印刷（チラシ・パンフ） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 名札・ストラップ | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| ノベルティ・記念品 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 音響・映像（機材レンタル・オペレーター） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 配信業者（オンライン配信をするなら） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 撮影（カメラマン・ビデオ） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| ケータリング・飲食 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 什器レンタル（机・椅子・パーテーション） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| デザイン（KV・バナー・スライド） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 警備・誘導 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 手話通訳・字幕・多言語通訳 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 保険（イベント保険） | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |

### 受け取るとき

納品の「日」だけでなく「どこに届くか」「誰が受け取るか」まで埋めておくと、当日の朝に荷物を探さずに済みます。

| 何を | 納品日 | 納品先 | 受取担当 | 確認 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 印刷（看板・バナー） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 印刷（チラシ・パンフ） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 名札・ストラップ | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| ノベルティ・記念品 | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 音響・映像（機材レンタル・オペレーター） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 配信業者（オンライン配信をするなら） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 撮影（カメラマン・ビデオ） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| ケータリング・飲食 | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 什器レンタル（机・椅子・パーテーション） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| デザイン（KV・バナー・スライド） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 警備・誘導 | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 手話通訳・字幕・多言語通訳 | ▶ | ▶ | ▶ | □ |
| 保険（イベント保険） | ▶ | ▶ | ▶ | □ |

### 発注のときに確認すること

- 納品は「日」と「場所」をセットで決める。会場に直送できるか、事前に受け取れる場所があるか。会場は前日以前の荷物を預かってくれないことが多いです
- 看板やバナーは、修正が入る前提でスケジュールを組む。データ入稿の締切と、刷り上がりの日は別
- 印刷物は、誰か2人以上で校正する。日付・会場名・登壇者名の誤りは、刷り直しになります
- 見積もりは、追加料金が発生する条件（延長・オプション・キャンセル）まで確認しておく

## 6. スポンサー・出展社（ある場合）

- [ ] 提供メニューと価格の一覧（プランごとに何を提供するか）
- [ ] 申込の締切と入金期日
- [ ] 社名の正式表記・ロゴデータ（形式と解像度を指定して受領）
- [ ] ロゴを出す場所のリストと、それぞれの締切
- [ ] 出展社向けの案内書（ブース仕様・搬入方法・当日の連絡先）
- [ ] 配送ガイドライン（着荷指定日・送り先・宛名）
- [ ] 終了後の報告書のひな形

詳しい進め方は[運営マニュアル](/templates/event-manual/)の「スポンサー・出展社」へ。ここで押さえるのは「何を用意するか」だけ。

## 7. 当日に持ち込むもの

当日会場に持ち込むもののフルリストは、[運営マニュアル](/templates/event-manual/)の「当日の持ち物」にあります。こちらで挙げるのは、そのうち事前に買う・作る必要があるものだけ。当日になって気づいても間に合わないものです。

### 買う・借りる（早めに）

- [ ] 名札・ネックストラップ（人数分＋予備）
- [ ] 養生テープ・マスキングテープ・ガムテープ
- [ ] 延長コード・電源タップ・変換アダプタ（HDMI／USB-C）
- [ ] 予備の電池（マイク用）・モバイルバッテリー
- [ ] 救急セット
- [ ] ゴミ袋（会場の分別区分ぶん）
- [ ] 台車（会場にあるか確認してから）
- [ ] トランシーバー（レンタルなら発注が要ります）

### 作る（データを用意して印刷する）

- [ ] 案内サイン（受付・トイレ・会場図・順路）
- [ ] 進行台本（司会用・技術用）
- [ ] 参加者リスト（紙。端末が落ちたときの本体）
- [ ] 名札の中身（事前に印刷するか、当日手書きか）
- [ ] 投影スライド（開演前の待機画面・幕間・スポンサー紹介）
- [ ] アンケートのQRコードを印刷した紙
- [ ] 配布資料

## 8. デジタルまわり

- [ ] 参加者への案内メール（申込直後・前日・当日朝）
- [ ] 当日の連絡手段（スタッフ用のチャットグループ）
- [ ] アンケートフォーム（当日その場で答えてもらえる長さに）
- [ ] 写真・資料の共有先（終了後に参加者へ渡すもの）
- [ ] 参加者データの管理（紙・デジタルそれぞれの保管場所・保管期間・アクセスできる人・消し方）
- [ ] 申込フォームでの利用目的の明示（何に使うかを、取得する時点で書いておく）
- [ ] スポンサーなど第三者にリストを渡すか（渡すなら、提供先・項目・目的を申込時に示して同意を取る）

## 9. 体制

物より先に、人です。ここが足りないと物がそろっていても回りません。

- [ ] 当日必要な人数（受付・誘導・登壇者アテンド・記録・撤収から逆算）
- [ ] 誰に頼むか（社内・ボランティア・アルバイト・外部委託）
- [ ] 募集と依頼（いつまでに声をかけるか）
- [ ] 事前説明会をやるか
- [ ] 役割分担表（誰が何を担当し、誰がバックアップか）
- [ ] スタッフの服装（Tシャツを配るなら、発注と配布のタイミング）
- [ ] 交通費・謝礼の有無と、渡し方
- [ ] スタッフ・登壇者のお弁当（数と、手配先）

### 決めておくこと

- バックアップのいない役割を作らない。その人が体調を崩したら止まる役割がどれだけあるか、一度数えてみる
- 当日だけ来る人には、準備段階で一度でも関わってもらえないか考える。当日の主体性が変わります

## 10. 終わったあと

終演＝終わりではありません。ここまで含めて準備物です。終わってから作ろうとすると、たいてい手が回りません。

- [ ] 参加者へのお礼メール（文面を事前に用意しておく）
- [ ] アンケートの集計と共有
- [ ] 写真・動画の整理と共有先
- [ ] スポンサー・登壇者への報告書
- [ ] 精算（請求書の回収・支払い・領収書の整理）
- [ ] 振り返りの場（いつ・誰と・何を話すか）
- [ ] 次回に残す記録（やったこと・数字・反省点）

### 決めておくこと

- お礼と報告は、期限を切る。「落ち着いたら」は来ません。終演後◯日以内、と先に決めておく
- 当日の写真は、撮ってほしいカットを事前にカメラマンへ渡す。報告書とレポートで使う絵は、その場でしか撮れません
- 振り返りは、記憶が新しいうちに。1週間空くと「まあ、よかったですね」で終わります

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## 抜けやすいところ

最後に、忘れられがちな項目を並べておきます。心当たりのあるものだけ拾ってください。

- **予備費**／予算に入れていないと、当日の「あ、これ足りない」に対応できません
- **保険**／参加者のけが、主催者としての賠償責任、開催中止。この3つは別々の補償です。会場の契約で加入が条件になっていることもあるので、対象者と免責事項まで見ておく
- **退館時刻からの逆算**／撤収に何分かかるかを、企画段階で見積もっておく
- **スタッフの控室・荷物置き場**／参加者と登壇者の場所は考えるのに、ここが抜けがち
- **雨のとき**／屋外の導線、傘立て、濡れた荷物の置き場
- **問い合わせ窓口**／当日の電話番号を誰が持つか。告知ページにも書いておく
- **中止の判断基準**／悪天候や災害のとき、いつ・誰が・どう伝えるか
- **忘れ物の扱い**／終了後どこに置いて、いつまで保管して、どう連絡を受けるか
- **原状復帰**／借りたものを元に戻すのは、いちばん人が減っている時間帯

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## 次にやること

このリストが半分ほど埋まって、当日の形が見えてきたら、[イベント運営マニュアル](/templates/event-manual/)へ。当日の進行・受付・撤収は、そちらで詰めていきます。

埋めてみて「ここ、どうやってるんだろう」と思ったところがあれば、[番組のおたより](/letter/)で聞いてください。回で取り上げます。

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このテンプレートは、ポッドキャスト「みんなのイベント楽屋裏」の付録です。自由に使ってください（コピー・改変・社内配布も可）。 https://gakuya-ura.fm/templates/prep-list/