組織図は、ホスピタリティから逆算する

ダイム

初めてイベントを企画する場合って、どういうチームというか機能が必要なんだっけ、というのがそもそもわからないじゃないですか。

コンテンツを決める人がいて、スポンサーと話す人がいて、全体を統括する人がいて、マーケ・PRがいて。会社の組織図と似たような組織図が、イベントでもできあがると思うんですけど。この辺は役割として空くよねとか、この辺はちゃんとしておいた方がいいよねとか、この役割がかぶると後々つらいよねみたいな、あるある話を展開していこうかなと。

ダイム

そうそう。そこでいくと、よくある話が「実行委員会って何ですか？」みたいな。僕ら会話でよく出しますけど、「実行委員会でやってます」って、あれって何ですか？

ダイム

あとは、一般社団法人とか、なんちゃら協会とかがありますよね。

ダイム

その中で、ファンクションみたいなところでいくと、当日の運営のあれこれを取りまとめる運営チーム。その横にコンテンツチームがいますね。

セッションをやるのかとか、ミートアップをするのかとか。祭りだったら出し物の順番とか、出すものの審査とか。

あとは、一緒にイベントを盛り上げてくれるスポンサーチーム。

あとは、お客さんとか参加者と向き合う、マーケ、PR、CS。この四つあればいいですか？　なんか抜けてます？

ダイム

確かに。ボランティアスタッフとか、当日来る会社のメンバーのオンボーディング。人を見る人たちですね。

ダイム

会場の造作だったり、動線だったり。あとはセッションの音量とか。そうすると、
・運営チーム
・コンテンツチーム
・スポンサーチーム
・マーケ、PR、CSチーム
・スタッフのケアチーム
・会場設営チーム
ですかね。

ダイム

大事なのは、どこに穴があきがちか、というところで。

特に、イチ社員がイベントの責任者になったときに、結局それを決めるのは社長なのか、イチ社員なのか、みたいなことが実際にイベントが進み始めると穴になって、「最終決定者って結局誰なんですか？」「誰の意見を聞けばいいんですか？」みたいなことが出てきますね。

ダイム

「みんなで決めていけばいいじゃない」ってなりがちなんですけど。意思決定の最終責任みたいなところって、割と穴が開きがちなんちゃう？　と思うんですけど、砂流さんがやっているイベントだとどうですか？

ダイム

一旦砂流さんが決めて、報告として上役にも上げていく。決裁とかもそうなんですか？　「動画制作にいくら使います」とか、当日のカメラマンにいくら、とか。

ダイム

僕もそっち派ですね。

ダイム

確かに。

ダイム

プロジェクトマネージャーのテクニックですね。

ダイム

見極めます。

僕、店舗事業をやったときがあるんですよ。その時に、アドバイスしてもらったことがあって、それを実践しています。いろんなチェーン店をやっていて、その一店舗に店長として入って、赤字店舗を黒字にしていく役割に、一時なったときがあったんですね。

そのときに言われたのが、1ヶ月目は何もやるなと。3ヶ月で徐々に黒字化していくというミッションがあって、1ヶ月目は何もやるな。2ヶ月目ぐらいから徐々にスタッフと「これがいいんじゃない」って調整していって、3ヶ月目ぐらいから自分で決め始める、みたいなことを言われたんですよ。

ダイム

すでに土台がある中で、何をしてきたか誰かわからないやつが突っ込まれて、いきなり「あれが違う、これが違う」って言っても、ハレーションするのは当たり前だと。

だから、1ヶ月目はまずその場所に慣れろと。それに対して違和感があることを書き出しておいて、2ヶ月目ぐらいから「なんでこれやってんの？」って聞くと、「いや、なんか前の人がこうやってたんで」とか、よくわからんルールが出てくると。それに対して「こうしちゃえばいいんじゃない？」って言っていくと、徐々に変わっていくと。

ダイム

あんまり最初からワーワー言わずに。割と見ていると、二つに分かれるんですよね。自走を求める組織なのか、上意下達の組織なのか。自走できる組織なのであれば、IVSとかもそうだと思うんですけど、ワーッと入っていくし。上意下達の組織であれば、徐々に徐々に信頼を得ていって、という。

ダイム

当日のCSは穴が開きやすいですね。来た人のご案内とか登壇者のご案内とか。

企画を決める人と、当日その登壇者が来たときにご案内する人が、大抵一緒なんですけど、企画する人って大抵、本人も当日登壇することが多いんですね。もしくは、運営のボスを兼務しているとか。

そうすると、登壇者が受付に来たときに、どの部屋にご案内して、何時から打ち合わせで、何時に登壇してもらうみたいな、ちゃんとゲストを登壇まで案内する人が、抜けがちです。

ダイム

あるあるなのが、社長が直々に登壇者オファーをしていたのに、その登壇者が来場されたときに社長がいなくて、雰囲気的に微妙になってしまうやつ。

あとが、記録係ですかね。

ダイム

カメラマンどうすんだとか。当日になって「あれ？　誰がカメラ撮んの？」とか、「誰がムービー撮んの？」とか。イベント初期であるあるですね。

ダイム

イベント初期でありがちなのが、イベント一発目を成功させることに意識が向きすぎて、仮に成功して二発目をやろうと思ったときに、二発目をブーストする過去実績がないとか、アンケートがないとか、写真がないとか。せっかくこういう人が来たのに、次にやるときのホームページに掲載していいという許可を取ってないとか。抜けがちっすよね、初期。

ダイム

「大丈夫ですよね」って聞きに行くのが大事です。

ダイム

もっと他にもありそう。

ダイム

どうやって会場に行くかわかんないとか、会場に行って誰に受付してもらえばいいかわかんないとか。そもそも何時に行けばいいかわかんないとか。一日まるっといなきゃいけないのか、終わってから、聞いてくれた人たちとの議論タイムがあるのか。

ダイム

いや、僕は今の「組織図とは、ホスピタリティから逆算しろ」が結構パンチラインですね。

ダイム

イベントが初めてになればなるほど、やることで精一杯になるじゃないですか。この間話したToDoリストに落とし込んでいって、「あれやって、これやって、これやって」ってなってくると。

自分たちは理解してるけど、参加者側の目線に立ったときに、「このイベントって何をやられて、誰が来て、行った結果どうなるか」みたいな視点って、期が近づけば近づくほど狭まってくるので。

前回のテーマである「テーマが大事である」という話と、「組織図とはホスピタリティから逆算しろ」は、イベントを運営していく上で立ち返らなきゃいけない話だなと。

ぜひ皆さんの話を聞かせていただきたいなと思ってます。