みんなのイベント楽屋裏

当日運営 TEMPLATE

イベント運営マニュアル テンプレート(第2回付録)

当日の場面を先に想像し、関係者と抜け漏れを見つけるためのイベント運営マニュアル。

無料テンプレート

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イベント名: ▶ / 開催日: ▶ / 最終更新: ▶ / 作成者: ▶

▶ が付いているところがあなたの埋める欄です。□ は、そろったらチェックを入れる欄です。

解説の文章は、埋め終わって当日スタッフに配るときに削ってOKです。

0. はじめに

このテンプレートを埋めようとして手が止まった欄が、そのまま当日のリスクです。

  • 「あれ、これ誰に聞けばいいんだろう」=担当が決まっていない
  • 「当日決めればいいか」=当日、混乱する可能性のある箇所
  • 「たぶん会場にあると思う」=下見に行って確認したほうがいい

みたいに想像しながら埋めていくと抜け漏れを防げると思います。

埋める順番

ひとりで、ドラフトを作る(空欄だらけでいいです)

関係者を集めて、上から一緒に読む。ここで「これどうしよう?」とか「この項目考えないとですね」みたいにみんなで意見や対策を話し合う

埋まった順に、担当と期限に変換していく。やることリストを作るのは、このあと

本番の1週間前に、当日動く人全員でもう一度読み合わせる。ここで出た指摘で、再度ブラッシュアップする

前日や当日に、みんなに配る

書き方のコツ

  • 当日を映像で思い浮かべながら書く。「10時に最初のお客さんが入口に来る。誰が、どこで、何と言って迎えるか」
  • 迷ったら、その日はじめて来る人が読んで動けるかで判断する
  • AIに「こういうイベントをやるので、運営マニュアルの目次をください」と聞いて、そこから足し引きするのも早いです

1. この場は、何のための場か

最初のページに、理念を置きます。

当日、判断に迷う場面は必ず来ます。そのとき全員が戻ってくる場所がここです。

イベントのテーマ

この場を、一文で

テーマが決まっているなら、それを一段かみ砕くだけで書けます。

例として、砂流が運営統括をした「地方自治体インフラAXサミット 2026」の場合。テーマは「その『経験と勘』、AIで『継承できる資産』に。」でした。ここから一段降ろすと、こうなります。

この場を、一文で:ベテランが辞めたあとも現場が回るように、自治体の担当者どうしが、実際にやっている工夫を持ち帰る場

この場の主語:登壇する自治体の人も、聞きに来た自治体の人も、同じ「参加者」

終わったとき、どうなっていたら成功か:帰ってから、自分の課で「うちでもやってみないか」と言い出す人が1人でも出ている

(テーマは実際のもの、その下の3行はこのテンプレート用の書き方の例です)

こう書いておくと、当日「登壇者にどこまで踏み込んだ質問をしていいか」「時間が押したときどのプログラムを削るか」を、その場の人が自分で判断できます。判断の基準を、当日いる全員に配っているのと同じだからです。

2. 全体概要

  • イベント名(正式表記)
  • テーマ・コンセプト(1〜2行)
  • 主催/共催/後援
  • 開催日
  • 会場(正式名称・住所)
  • 開場・開始・終了時刻
  • 想定参加者数/目標
  • 参加者はどんな人か
  • 参加費・申込方法
  • 公式サイト・申込ページ
  • 問い合わせ窓口(当日・当日以外)

3. 会場マップ

会場図(貼る)

▶ フロア図・座席配置・受付位置・動線を1枚に。会場が複数フロア・複数棟なら、フロアごとに1枚。

控室など

それぞれについて「用途」「使える時間」「鍵・入室方法」を埋めます。結構抜け漏れで多いのが、スタッフの控室(荷物置き場)や登壇者の控室です。別途、借りないといけない場合は早めにおさえないといけないので注意。

  • メイン会場
  • 控室(登壇者)
  • スタッフ控室
  • 荷物置き場
  • クローク
  • 救護スペース
  • 授乳・おむつ替え

動線

  • 参加者の動線(駅・駐車場 → 入口 → 受付 → 客席)
  • 登壇者の動線(入り → 控室 → 舞台)
  • スタッフの動線(専用の通路はあるか/物を受け渡す場所/待機する場所)
  • 搬入出の動線(車両・エレベーター・台車)
  • 交差してはいけない動線(例:搬出と参加者の退場)

会場にあるもの/持ち込むもの

それぞれ「会場にあるか」「持ち込むか」を確かめて、備考を書きます。

  • プロジェクター・スクリーン (解像度・明るさ)
  • 接続端子(HDMI/USB-C/変換)ここ、けっこう抜け漏れポイントです
  • マイク(本数・種類)(ハンド/ピン/卓上)
  • スピーカー・音響卓
  • 演台・長机・椅子(数)
  • Wi-Fi(SSID・パスワード・同時接続数)(参加者に配るか)
  • 電源(口数・延長コード)
  • 看板・サイン設置可否(貼っていい壁か)
  • ゴミ箱・ゴミの持ち帰り
  • 入館できる時刻
  • 退館しなければいけない時刻

下見に行ってから埋める欄です。「たぶんある」で埋めない。写真を撮って、この項目の横に貼る。

4. スケジュール

全体(設営から撤収まで)

それぞれ「時刻」「担当」「場所」を埋めます。ここは急いで埋める必要はないです。

  • 前日 ◯:◯◯ 会場入り・搬入 ▶
  • 当日 ◯:◯◯ スタッフ集合・朝礼 ▶
  • ◯:◯◯ 設営完了・最終確認 ▶
  • ◯:◯◯ 登壇者入り・リハーサル ▶
  • ◯:◯◯ 開場・受付開始 ▶
  • ◯:◯◯ 開演 ▶
  • ◯:◯◯ (セッション/転換/休憩)▶
  • ◯:◯◯ 終演 ▶
  • ◯:◯◯ 撤収完了・退館

進行台本

司会の人が、進行台本だけを見て進行できるかで完成度を測ります。ここは、ChaGPTやClaude Codeが得意なので、おすすめはドラフトを生成AIで作ってから直していく形です。抜けがちなのは、セッション後に登壇者全員の記念撮影をするかどうか。その場合は、どういうふうに撮るかも決めておいた方が当日スムーズです。

経過時刻進行(何が起きる)司会が言うこと技術(音響・映像・照明)備考

書き方の例

経過時刻進行(何が起きる)司会が言うこと技術(音響・映像・照明)備考
0:00◯:◯◯開演・影アナ(司会の第一声)BGMフェードアウト、SE
0:02◯:◯◯主催あいさつ(紹介の言葉)登壇者マイクON登壇者は下手から

決めておくこと

  • 登壇者の名前の読み方(ふりがなを振る。当日いちばん事故ります)
  • 肩書きの正式表記(本人確認済みか)
  • 転換のとき、椅子と机を誰が動かすか
  • 押したときにどこを削るか(あらかじめ決めておく)
  • 質疑応答をやるか、マイクは誰が運ぶか
  • タイムキーパーを用意するか
  • 記念撮影はするか
  • 登壇者と名刺交換したい参加者の動線や対応

5. 体制

役割で書きます。「〇〇さんが全部」は体制ではありません。役割ごとに「担当」「バックアップ」「当日の居場所」「連絡先」を埋めます。

役割担当バックアップ当日の居場所連絡先
全体統括(最終判断をする人)
進行・タイムキープ
司会(MC)
受付責任者
誘導・場内
会場・設営
音響・映像・配信
登壇者アテンド
ボランティア・当日スタッフ統括
スポンサー・出展社対応
撮影(写真・動画)
広報・SNS
救護・緊急時対応
子ども・保護者対応

バックアップの欄を空けたまま当日を迎えない。その人が体調を崩したら止まる役割が、どれだけあるかが見えます。特に受付と進行は、ピーク時とトラブル時に人を足せる形にしておく。

  • 当日の連絡手段(例:当日用のチャットグループ/トランシーバー。電波が悪い会場かどうかも確認)
  • 判断に迷ったら誰に聞くか(統括が不在・電話に出ないときの二番手まで決める)
  • スタッフの服装・身だしなみ(何を着てきてほしいか。スタッフTシャツを配るなら、いつ渡すか)
  • スタッフの集合時間・朝礼(当日だけ来る人には、ここで何を伝えるか)
  • お弁当の有無。スタッフのお弁当や登壇者のお弁当を用意するかどうか

6. 受付・誘導

参加者が最初にイベントを体験する場所です。ここの体験が、良いとイベント全体の印象も大体良くなります。

  • 受付をどこに置くか(図に描く)
  • 何人で回すか
  • 開始時刻
  • 待機列の作り方(列が伸びたらどこへ折り返すか)
  • 混雑のピーク予想(開場直後/セッションの合間/終演直後)
  • 人が滞留する場所はどこか(入口・エレベーター前・階段・トイレ前)

事前に用意するもの

  • 参加者リスト(紙/端末。通信が落ちたときの紙の控え)
  • 名札・パス(種別で色や表記を分けるか)
  • 筆記具・テープ・ハサミ・予備の名札
  • 案内サイン(「受付はこちら」)
  • つり銭(当日払いがある場合)

対応フロー(受付の人が読む文章で書く)

声かけ:「▶」

確認:▶

渡すもの:▶

案内:「▶」(会場・トイレ・開始時刻)

イレギュラー対応

こういう人が来たらどうするかを、先に決めておきます。

  • 申込リストに名前がない
  • 代理・同行者を連れてきた
  • 開始後に来た
  • 当日申し込みたいと言われた
  • 取材・撮影で来たと言われた
  • 関係者・来賓(誰に取り次ぐか)

受付は、口に出して練習する

手順を書いただけでは動けません。受付をやる人は、当日はじめて流れを聞かされることがほとんどです。事前に一度、声に出してやってみます。

やり方は簡単で、片方が「申し込みはしたけれど、事前の案内をちゃんと読んでいない、この会場に初めて来た人」になりきるだけです。

これをやると、だいたい次のことが分かります。

  • 案内の紙が要る場所(受付の前に説明する人を1人置くべきか)
  • 「どこに並べばいいですか」と聞かれる位置
  • 名札を渡してから席に着くまでに、言い忘れていること
  • 想定していなかった質問

インフォメーションデスク(人が多いイベントなら)

受付とは別に、困った人が来る場所を1つ決めておくと、当日の質問が受付に集中しません。入口付近の目立つところに置きます。

  • 場所
  • 常駐する人
  • ここに置くもの:忘れ物ボックス/会場マップ/タイムテーブル/Wi-Fi情報/緊急連絡先の一覧/筆記具

7. 登壇者・ゲスト

  • 集合時間・集合場所・誰が迎えに行くか
  • 控室の場所と、そこまでの案内
  • 飲み物・軽食を出すか
  • 登壇前の導線(どこで待機して、どこから舞台に上がるか)
  • 登壇後の導線(席に戻るのか、控室か、そのまま帰るのか)
  • お車代・謝礼の受け渡し(誰が、いつ、どこで)
  • 事前に渡しておくもの(進行台本・登壇者用の案内・会場図・撮影の可否)

登壇者まわりだけは、線を引いてきっちり管理する。ここがイベントのど真ん中なので、他をゆるくしてもここはきちんと決めたほうが良いです。

8. ボランティア・当日スタッフ

募集と事前

  • 何人必要か(3章の動線と6章の受付から逆算する)
  • どこで募集するか
  • 事前説明会をやるか(オンラインで30分でも解像度が上がります)
  • 事前に一度でも関わってもらう場を作るか

当日だけ来て当日だけ帰る形にすると、「つながりが生まれにくい」という声が出やすくなります。準備の段階から少しでも関わってもらうと、当日の主体性が変わります。

当日までに決めること

  • 集合時間・場所・持ち物
  • 服装(スタッフTシャツを渡すなら、いつ)
  • 担当と持ち場(誰の下につくか)
  • 休憩と交代の時間(入りっぱなしにしない)
  • 食事・飲み物の提供
  • 荷物置き場
  • 交通費・謝礼の有無と渡し方
  • 迷ったときに聞く相手(名前と居場所)

終わったあと

  • お礼の伝え方
  • 写真・当日レポートを共有するか
  • 次回も声をかけていいか、意思確認をするか

9. 子どもの安全

子どもが来る可能性があるなら、必要な項目です。

前提

  • 子どもの参加を想定するか(年齢制限・同伴の条件)
  • 申込時に「お子さま連れ」を聞くか
  • 事前に案内すること(授乳室・ベビーカーの置き場・トイレ)

場所

  • 授乳・おむつ替えの場所
  • ベビーカー置き場
  • 託児を用意するか(外部に頼むか)
  • 子どもが休める・声を出しても大丈夫な場所

子どもに接するスタッフ

  • 子どもを担当するのは誰か(当日いきなり決めない)
  • 写真に子どもが写る場合の扱い(保護者の同意・公開範囲)
  • 危険なもの(火気・機材・段差・車両動線)から子どもを離す配置

10. 参加者の体験

  • 案内サイン(入口から会場までに、迷う地点はどこか)
  • トイレの場所と案内
  • 飲食(提供するか・持ち込み可否・アレルギー表示)
  • 休憩スペース・充電・荷物置き場
  • 忘れ物・落とし物(誰が預かる/どこに置く/終了後どうする/連絡先の案内)
  • 参加者同士の交流をどう起こすか(名札の書き方ひとつで変わります)
  • アンケート(いつ・どうやって配るか。その場で取らないとほぼ返ってきません)

配慮が必要な人への対応

参加者から申し出があったら、できる範囲で対応します。「できません」で終わらせず、代わりの方法を一緒に探すのが前提です。

11. 参加者に伝えるルール

禁止事項を並べるのではなく、この場を一緒に成立させてほしいことを書くのがコツです。

  • この場で守ってほしいこと(3つまで)
  • 撮影・SNSのルール
  • 迷惑行為・ハラスメントがあったときの窓口と対応
  • 参加者に事前に読んでもらう方法(申込ページ・当日配布・掲示)

ハラスメントの窓口は、開催前に決めて公開しておく。当日その場で作ると、対応する人が一人で抱えます。

12. スポンサー・出展社

スポンサーは「お金をくれる人」ではなく、一緒にこの場を成立させるパートナーです。参加者の体験を設計するのと同じ密度で、スポンサーの当日も設計します。

12-1. 何を提供するか

プランごとに「提供するもの」「枠数」「対応担当」を書き出します。

  • プラン
  • プラン

決めておくこと

  • 提供メニューの一覧(ロゴ掲出/ブース/セッション枠/ノベルティ同梱/参加者リスト/登壇/懇親会での紹介)
  • 申し込みの締切と、入金の期日
  • 途中で追加購入したいと言われたときの扱い

12-2. ロゴと社名(事故が多い)

  • 社名の正式表記を、先方に確認する(株式会社の前後・英語表記・記号)
  • ロゴデータの受け取り期限とファイル形式

掲出する場所を全部リストにします。それぞれ締切を書いて、出せたらチェック。

  • 公式サイト(締切 ▶)
  • 申込ページ(締切 ▶)
  • 会場の看板・バナー(締切 ▶)
  • 投影スライド(開演前・幕間)(締切 ▶)
  • 配布物・パンフレット(締切 ▶)
  • 名札・ストラップ(締切 ▶)
  • 開催後のレポート(締切 ▶)

全部にロゴを出す必要はないので、どこにロゴを出すかも決めます。

12-3. 事前に渡すもの(スポンサー向けの紙を別に作る)

参加者向けの運営マニュアルとは別紙にします。

配送ガイドライン 着荷指定日・送り先住所・宛名(誰宛にするか)・会場での保管場所

ブース仕様 位置とコマ番号/机・椅子・電源・Wi-Fiの有無/看板のサイズ/持ち込める什器の高さ

一般規定 音量/火気/飲食/掲示物/通路にはみ出さない/中止・変更時の扱い

当日の連絡先 担当者の名前と携帯、集合時間、搬入口の場所

  • 別紙を渡す期限
  • 搬入日時・搬入口・エレベーターの寸法と耐荷重・台車の有無
  • 搬出・返送のルール(着払い伝票を誰が用意するか)

12-4. 当日

  • スポンサー専用の受付窓口を、参加者受付と物理的に分ける
  • 準備期間にやり取りしていた担当者が、当日も担当する(先方は名前を知っている人に聞きたい)
  • ブースの巡回担当と、回る時間
  • 困りごとの受け先(電源が足りない・人が来ない・机が欲しい)
  • スポンサーのセッションがある場合、進行と技術のチェックは登壇者と同じ扱いにする
  • 写真を撮る(ブースの様子・人が集まっている瞬間)。報告書に使います

12-5. 終わったあと

  • お礼の連絡(誰が・いつまでに)
  • 報告書に入れるもの
  • 参加者数と、ブース・セッションへの反響(リードを渡すかどうかも)
  • ロゴ掲出の実績(12-2のリストがそのまま使えます)
  • 参加者からの声・アンケートの該当部分
  • SNSやメディアで取り上げられた記録
  • 当日の写真
  • 次回のスポンサー機会(いつ・どんな枠を用意する予定か)
  • 反省点も率直に伝えるか

13. 撮影・広報

  • 写真・動画の撮影可否(参加者に事前告知したか)
  • 撮影NGの人の意思表示方法(名札の色・シール)
  • カメラマンの動線と、撮ってほしいカット
  • SNS投稿の可否・ハッシュタグ
  • オフレコにする内容があるか(登壇者に事前確認)
  • 取材対応(誰が窓口か・受付での取り次ぎ)
  • 当日の発信担当と、投稿するタイミング

そもそも、プレスリリースを配信するか、事後レポートを配信するか、セッションごとにレポートを書くか、なども体制を作る時に決めておいたほうが良いです。

14. 緊急時

起きないと思っているものほど書いておきます。それぞれ「誰が動くか」を先に決めます。

  • 体調不良者が出た ▶  (救護場所、最寄りの病院、救急車の呼び方)
  • 地震・火災 ▶  (避難動線、避難場所、誘導の声かけ)
  • 停電・機材トラブル ▶  (予備機、つなぎの進行)
  • 悪天候(台風・大雪)▶  (中止判断の基準と、決める人、伝える手段)
  • 人が集まりすぎた・列が崩れた ▶  (入場を止める判断、誰が止めるか)
  • 登壇者が来ない・遅れる ▶  (順番の入れ替え、つなぎ)
  • 迷惑行為・ハラスメント ▶  (誰が声をかけ、誰が判断するか)
  • 会場の緊急連絡先(管理事務所・警備)▶
  • AEDの場所 ▶
  • 最寄りの病院(当日開いているか)▶
  • 中止・中断を決める人 ▶

火を使うなら

屋外で火気を使う、または飲食の出店を出す場合は、消防への届出が必要になることがあります。会場の自治体の火災予防条例を、企画段階で確認してください(届出の期限は会場によって違います)。

  • 火気の使用の有無 ▶
  • 消火器の準備 ▶
  • 届出の要否と提出先・期限 ▶
  • 火を使う場所と、客席・発電機・燃料の距離 ▶

15. 撤収

終演=終わりではありません。完全退館の時刻から逆算して、撤収も進行台本に入れます。

  • 終演から完全退館まで、何分あるか
  • 完全退館の時刻(ここは厳守。会場との約束)
  • 搬出の車両・時間
  • 精算・鍵の返却

撤収タスク(全員でやる)

  • 会場片付け(椅子・テーブルを元の配置に戻す)
  • ゴミ回収・分別(会場の分別区分に合わせる:燃える/燃えない/ペットボトル/瓶/缶)
  • 掲示物・サイン・装飾の撤去(貼った跡が残っていないか)
  • 備品搬出
  • 忘れ物チェック(控室・受付の裏・客席の下)
  • 借りたもののチェックリスト照合
  • 会場スタッフによる原状復帰の確認に、全体統括が立ち会う

撤収は人数が要るのに、いちばん人が減る時間帯です。誰が最後まで残るかを先に決めて、当日スタッフにも「何時まで」を最初に伝えておく。

16. 当日の持ち物

当日いちばん多い事故は「忘れた」です。数と、誰が持ってくるかまで書きます。

受付まわり

それぞれ「数」と「誰が持ってくる」を書いて、そろったらチェック。

  • このマニュアル(印刷したもの。通信が落ちても読める)
  • 参加者リスト(紙。端末が落ちたときの本体)
  • 名札・ネックストラップ
  • ネックストラップの回収箱(貸与なら、帰りに返してもらう)
  • 名札に書くペン(太字が見やすい)
  • 受付台に貼る案内(「受付はこちら」「〇〇の受付」)
  • つり銭(当日払いがある場合)
  • 来賓・関係者リスト(誰に取り次ぐか付き)

配布物

部数は想定人数+1割。余った分を持ち帰る袋も一緒に。

  • チラシ(自社・関係団体・次回告知)
  • 当日資料・登壇者プロフィール
  • アンケートのQRを印刷した紙
  • ノベルティ・記念品
  • 封入する袋(配布物が3種を超えるなら袋に入れる)
  • 余った配布物の持ち帰り袋・段ボール

アンケートのQRは、スクリーンに出すだけでなく手元にも配る。「お手元のQRコード、またはスクリーンのQRコードから」と司会が言えるようにしておくと、回収率が変わります。締めの一言でアンケート案内を忘れないよう、進行台本にも書いておく。

掲示・サイン

  • 会場までの案内(駅・入口・エレベーター・迷いやすい曲がり角)
  • トイレの場所(司会が口頭でも言えるように、位置を確認しておく)
  • 会場図(受付・救護・クローク・喫煙可否)
  • 撮影の可否・SNSのルール
  • 貼るもの(養生テープ・マスキングテープ・イーゼル・A4スタンド)

進行・技術

  • 進行台本(司会用と技術用の2部・紙)
  • 投影資料のバックアップ(登壇者ぶんも預かる)
  • 変換アダプタ(HDMI/USB-C)・延長コード・電源タップ
  • レーザーポインタ・スライド送り
  • タイマー(残り時間を出すカンペ・「巻き」「あと5分」の紙)
  • 予備の電池(マイク用)・モバイルバッテリー
  • 質問ツール(オンライン質問を使うなら、受付画面とQRの掲示)

登壇者まわり

  • 席次表・ネームプレート
  • 飲み物(登壇席と控室)
  • お車代・謝礼の封筒(誰が、いつ、どこで渡すかを書いた紙とセット)
  • 控室の案内表示

運営・撤収

  • トランシーバー(会場の電波を下見で確認)
  • 養生テープ・ガムテープ・ハサミ・カッター・軍手
  • ゴミ袋(会場の分別の種類ぶん:燃える/燃えない/ペットボトル/瓶/缶)
  • 救急セット・冷却材・経口補水液
  • 台車
  • 忘れ物を入れる箱(中身と連絡先を書くメモも)
  • 原状復帰のチェックリスト(会場側の立会いで使う)
  • (       )

記録

  • カメラ・SDカード・充電器(撮ってほしいカットのメモも渡す)
  • 集合写真を撮るなら、いつ・どこで・誰が声をかけるか

17. よくある質問

当日、スタッフが参加者から聞かれることを、答えの形で先に書いておきます。ここが埋まっていると、当日スタッフが統括を探し回らずに済みます。

  • トイレはどこですか
  • 出入りは自由ですか
  • 写真を撮っていいですか
  • Wi-Fiはありますか
  • 資料はもらえますか
  • 何時に終わりますか
  • 名刺交換していいですか
  • 子どもを連れて入れますか
  • 途中から来ました/早く帰ります
  • (     )
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