当日運営 TEMPLATE
イベント運営マニュアル テンプレート(第2回付録)
当日の場面を先に想像し、関係者と抜け漏れを見つけるためのイベント運営マニュアル。
# イベント運営マニュアル イベント名: ▶ / 開催日: ▶ / 最終更新: ▶ / 作成者: ▶ ▶ が付いているところがあなたの埋める欄です。□ は、そろったらチェックを入れる欄です。 解説の文章は、埋め終わって当日スタッフに配るときに削ってOKです。 ## 0. はじめに このテンプレートを埋めようとして手が止まった欄が、そのまま当日のリスクです。 - 「あれ、これ誰に聞けばいいんだろう」=担当が決まっていない - 「当日決めればいいか」=当日、混乱する可能性のある箇所 - 「たぶん会場にあると思う」=下見に行って確認したほうがいい みたいに想像しながら埋めていくと抜け漏れを防げると思います。 ### 埋める順番 ひとりで、ドラフトを作る(空欄だらけでいいです) 関係者を集めて、上から一緒に読む。ここで「これどうしよう?」とか「この項目考えないとですね」みたいにみんなで意見や対策を話し合う 埋まった順に、担当と期限に変換していく。やることリストを作るのは、このあと 本番の1週間前に、当日動く人全員でもう一度読み合わせる。ここで出た指摘で、再度ブラッシュアップする 前日や当日に、みんなに配る ### 書き方のコツ - 当日を映像で思い浮かべながら書く。「10時に最初のお客さんが入口に来る。誰が、どこで、何と言って迎えるか」 - 迷ったら、その日はじめて来る人が読んで動けるかで判断する - AIに「こういうイベントをやるので、運営マニュアルの目次をください」と聞いて、そこから足し引きするのも早いです ## 1. この場は、何のための場か 最初のページに、理念を置きます。 当日、判断に迷う場面は必ず来ます。そのとき全員が戻ってくる場所がここです。 ### イベントのテーマ ▶ ### この場を、一文で ▶ テーマが決まっているなら、それを一段かみ砕くだけで書けます。 例として、砂流が運営統括をした「地方自治体インフラAXサミット 2026」の場合。テーマは「その『経験と勘』、AIで『継承できる資産』に。」でした。ここから一段降ろすと、こうなります。 この場を、一文で:ベテランが辞めたあとも現場が回るように、自治体の担当者どうしが、実際にやっている工夫を持ち帰る場 この場の主語:登壇する自治体の人も、聞きに来た自治体の人も、同じ「参加者」 終わったとき、どうなっていたら成功か:帰ってから、自分の課で「うちでもやってみないか」と言い出す人が1人でも出ている (テーマは実際のもの、その下の3行はこのテンプレート用の書き方の例です) こう書いておくと、当日「登壇者にどこまで踏み込んだ質問をしていいか」「時間が押したときどのプログラムを削るか」を、その場の人が自分で判断できます。判断の基準を、当日いる全員に配っているのと同じだからです。 ## 2. 全体概要 - イベント名(正式表記) - テーマ・コンセプト(1〜2行) - 主催/共催/後援 - 開催日 - 会場(正式名称・住所) - 開場・開始・終了時刻 - 想定参加者数/目標 - 参加者はどんな人か - 参加費・申込方法 - 公式サイト・申込ページ - 問い合わせ窓口(当日・当日以外) ## 3. 会場マップ ### 会場図(貼る) ▶ フロア図・座席配置・受付位置・動線を1枚に。会場が複数フロア・複数棟なら、フロアごとに1枚。 ### 控室など それぞれについて「用途」「使える時間」「鍵・入室方法」を埋めます。結構抜け漏れで多いのが、スタッフの控室(荷物置き場)や登壇者の控室です。別途、借りないといけない場合は早めにおさえないといけないので注意。 - メイン会場 - 控室(登壇者) - スタッフ控室 - 荷物置き場 - クローク - 救護スペース - 授乳・おむつ替え ### 動線 - 参加者の動線(駅・駐車場 → 入口 → 受付 → 客席) - 登壇者の動線(入り → 控室 → 舞台) - スタッフの動線(専用の通路はあるか/物を受け渡す場所/待機する場所) - 搬入出の動線(車両・エレベーター・台車) - 交差してはいけない動線(例:搬出と参加者の退場) ### 会場にあるもの/持ち込むもの それぞれ「会場にあるか」「持ち込むか」を確かめて、備考を書きます。 - プロジェクター・スクリーン (解像度・明るさ) - 接続端子(HDMI/USB-C/変換)ここ、けっこう抜け漏れポイントです - マイク(本数・種類)(ハンド/ピン/卓上) - スピーカー・音響卓 - 演台・長机・椅子(数) - Wi-Fi(SSID・パスワード・同時接続数)(参加者に配るか) - 電源(口数・延長コード) - 看板・サイン設置可否(貼っていい壁か) - ゴミ箱・ゴミの持ち帰り - 入館できる時刻 - 退館しなければいけない時刻 下見に行ってから埋める欄です。「たぶんある」で埋めない。写真を撮って、この項目の横に貼る。 ## 4. スケジュール ### 全体(設営から撤収まで) それぞれ「時刻」「担当」「場所」を埋めます。ここは急いで埋める必要はないです。 - 前日 ◯:◯◯ 会場入り・搬入 ▶ - 当日 ◯:◯◯ スタッフ集合・朝礼 ▶ - ◯:◯◯ 設営完了・最終確認 ▶ - ◯:◯◯ 登壇者入り・リハーサル ▶ - ◯:◯◯ 開場・受付開始 ▶ - ◯:◯◯ 開演 ▶ - ◯:◯◯ (セッション/転換/休憩)▶ - ◯:◯◯ 終演 ▶ - ◯:◯◯ 撤収完了・退館 ### 進行台本 司会の人が、進行台本だけを見て進行できるかで完成度を測ります。ここは、ChaGPTやClaude Codeが得意なので、おすすめはドラフトを生成AIで作ってから直していく形です。抜けがちなのは、セッション後に登壇者全員の記念撮影をするかどうか。その場合は、どういうふうに撮るかも決めておいた方が当日スムーズです。 | 経過 | 時刻 | 進行(何が起きる) | 司会が言うこと | 技術(音響・映像・照明) | 備考 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | | | | | | | 書き方の例 | 経過 | 時刻 | 進行(何が起きる) | 司会が言うこと | 技術(音響・映像・照明) | 備考 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 0:00 | ◯:◯◯ | 開演・影アナ | (司会の第一声) | BGMフェードアウト、SE | | | 0:02 | ◯:◯◯ | 主催あいさつ | (紹介の言葉) | 登壇者マイクON | 登壇者は下手から | ### 決めておくこと - 登壇者の名前の読み方(ふりがなを振る。当日いちばん事故ります) - 肩書きの正式表記(本人確認済みか) - 転換のとき、椅子と机を誰が動かすか - 押したときにどこを削るか(あらかじめ決めておく) - 質疑応答をやるか、マイクは誰が運ぶか - タイムキーパーを用意するか - 記念撮影はするか - 登壇者と名刺交換したい参加者の動線や対応 ## 5. 体制 役割で書きます。「〇〇さんが全部」は体制ではありません。役割ごとに「担当」「バックアップ」「当日の居場所」「連絡先」を埋めます。 | 役割 | 担当 | バックアップ | 当日の居場所 | 連絡先 | | --- | --- | --- | --- | --- | | 全体統括(最終判断をする人) | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 進行・タイムキープ | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 司会(MC) | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 受付責任者 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 誘導・場内 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 会場・設営 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 音響・映像・配信 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 登壇者アテンド | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | ボランティア・当日スタッフ統括 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | スポンサー・出展社対応 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 撮影(写真・動画) | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 広報・SNS | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 救護・緊急時対応 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | | 子ども・保護者対応 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ | バックアップの欄を空けたまま当日を迎えない。その人が体調を崩したら止まる役割が、どれだけあるかが見えます。特に受付と進行は、ピーク時とトラブル時に人を足せる形にしておく。 - 当日の連絡手段(例:当日用のチャットグループ/トランシーバー。電波が悪い会場かどうかも確認) - 判断に迷ったら誰に聞くか(統括が不在・電話に出ないときの二番手まで決める) - スタッフの服装・身だしなみ(何を着てきてほしいか。スタッフTシャツを配るなら、いつ渡すか) - スタッフの集合時間・朝礼(当日だけ来る人には、ここで何を伝えるか) - お弁当の有無。スタッフのお弁当や登壇者のお弁当を用意するかどうか ## 6. 受付・誘導 参加者が最初にイベントを体験する場所です。ここの体験が、良いとイベント全体の印象も大体良くなります。 - 受付をどこに置くか(図に描く) - 何人で回すか - 開始時刻 - 待機列の作り方(列が伸びたらどこへ折り返すか) - 混雑のピーク予想(開場直後/セッションの合間/終演直後) - 人が滞留する場所はどこか(入口・エレベーター前・階段・トイレ前) ### 事前に用意するもの - [ ] 参加者リスト(紙/端末。通信が落ちたときの紙の控え) - [ ] 名札・パス(種別で色や表記を分けるか) - [ ] 筆記具・テープ・ハサミ・予備の名札 - [ ] 案内サイン(「受付はこちら」) - [ ] つり銭(当日払いがある場合) ### 対応フロー(受付の人が読む文章で書く) 声かけ:「▶」 確認:▶ 渡すもの:▶ 案内:「▶」(会場・トイレ・開始時刻) ### イレギュラー対応 こういう人が来たらどうするかを、先に決めておきます。 - 申込リストに名前がない - 代理・同行者を連れてきた - 開始後に来た - 当日申し込みたいと言われた - 取材・撮影で来たと言われた - 関係者・来賓(誰に取り次ぐか) ### 受付は、口に出して練習する 手順を書いただけでは動けません。受付をやる人は、当日はじめて流れを聞かされることがほとんどです。事前に一度、声に出してやってみます。 やり方は簡単で、片方が「申し込みはしたけれど、事前の案内をちゃんと読んでいない、この会場に初めて来た人」になりきるだけです。 これをやると、だいたい次のことが分かります。 - 案内の紙が要る場所(受付の前に説明する人を1人置くべきか) - 「どこに並べばいいですか」と聞かれる位置 - 名札を渡してから席に着くまでに、言い忘れていること - 想定していなかった質問 ### インフォメーションデスク(人が多いイベントなら) 受付とは別に、困った人が来る場所を1つ決めておくと、当日の質問が受付に集中しません。入口付近の目立つところに置きます。 - 場所 - 常駐する人 - ここに置くもの:忘れ物ボックス/会場マップ/タイムテーブル/Wi-Fi情報/緊急連絡先の一覧/筆記具 ## 7. 登壇者・ゲスト - 集合時間・集合場所・誰が迎えに行くか - 控室の場所と、そこまでの案内 - 飲み物・軽食を出すか - 登壇前の導線(どこで待機して、どこから舞台に上がるか) - 登壇後の導線(席に戻るのか、控室か、そのまま帰るのか) - お車代・謝礼の受け渡し(誰が、いつ、どこで) - 事前に渡しておくもの(進行台本・登壇者用の案内・会場図・撮影の可否) 登壇者まわりだけは、線を引いてきっちり管理する。ここがイベントのど真ん中なので、他をゆるくしてもここはきちんと決めたほうが良いです。 ## 8. ボランティア・当日スタッフ ### 募集と事前 - 何人必要か(3章の動線と6章の受付から逆算する) - どこで募集するか - 事前説明会をやるか(オンラインで30分でも解像度が上がります) - 事前に一度でも関わってもらう場を作るか 当日だけ来て当日だけ帰る形にすると、「つながりが生まれにくい」という声が出やすくなります。準備の段階から少しでも関わってもらうと、当日の主体性が変わります。 ### 当日までに決めること - 集合時間・場所・持ち物 - 服装(スタッフTシャツを渡すなら、いつ) - 担当と持ち場(誰の下につくか) - 休憩と交代の時間(入りっぱなしにしない) - 食事・飲み物の提供 - 荷物置き場 - 交通費・謝礼の有無と渡し方 - 迷ったときに聞く相手(名前と居場所) ### 終わったあと - お礼の伝え方 - 写真・当日レポートを共有するか - 次回も声をかけていいか、意思確認をするか ## 9. 子どもの安全 子どもが来る可能性があるなら、必要な項目です。 ### 前提 - 子どもの参加を想定するか(年齢制限・同伴の条件) - 申込時に「お子さま連れ」を聞くか - 事前に案内すること(授乳室・ベビーカーの置き場・トイレ) ### 場所 - 授乳・おむつ替えの場所 - ベビーカー置き場 - 託児を用意するか(外部に頼むか) - 子どもが休める・声を出しても大丈夫な場所 ### 子どもに接するスタッフ - 子どもを担当するのは誰か(当日いきなり決めない) - 写真に子どもが写る場合の扱い(保護者の同意・公開範囲) - 危険なもの(火気・機材・段差・車両動線)から子どもを離す配置 ## 10. 参加者の体験 - 案内サイン(入口から会場までに、迷う地点はどこか) - トイレの場所と案内 - 飲食(提供するか・持ち込み可否・アレルギー表示) - 休憩スペース・充電・荷物置き場 - 忘れ物・落とし物(誰が預かる/どこに置く/終了後どうする/連絡先の案内) - 参加者同士の交流をどう起こすか(名札の書き方ひとつで変わります) - アンケート(いつ・どうやって配るか。その場で取らないとほぼ返ってきません) ### 配慮が必要な人への対応 参加者から申し出があったら、できる範囲で対応します。「できません」で終わらせず、代わりの方法を一緒に探すのが前提です。 ## 11. 参加者に伝えるルール 禁止事項を並べるのではなく、この場を一緒に成立させてほしいことを書くのがコツです。 - この場で守ってほしいこと(3つまで) - 撮影・SNSのルール - 迷惑行為・ハラスメントがあったときの窓口と対応 - 参加者に事前に読んでもらう方法(申込ページ・当日配布・掲示) ハラスメントの窓口は、開催前に決めて公開しておく。当日その場で作ると、対応する人が一人で抱えます。 ## 12. スポンサー・出展社 スポンサーは「お金をくれる人」ではなく、一緒にこの場を成立させるパートナーです。参加者の体験を設計するのと同じ密度で、スポンサーの当日も設計します。 ### 12-1. 何を提供するか プランごとに「提供するもの」「枠数」「対応担当」を書き出します。 - プラン - プラン 決めておくこと - 提供メニューの一覧(ロゴ掲出/ブース/セッション枠/ノベルティ同梱/参加者リスト/登壇/懇親会での紹介) - 申し込みの締切と、入金の期日 - 途中で追加購入したいと言われたときの扱い ### 12-2. ロゴと社名(事故が多い) - 社名の正式表記を、先方に確認する(株式会社の前後・英語表記・記号) - ロゴデータの受け取り期限とファイル形式 掲出する場所を全部リストにします。それぞれ締切を書いて、出せたらチェック。 - [ ] 公式サイト(締切 ▶) - [ ] 申込ページ(締切 ▶) - [ ] 会場の看板・バナー(締切 ▶) - [ ] 投影スライド(開演前・幕間)(締切 ▶) - [ ] 配布物・パンフレット(締切 ▶) - [ ] 名札・ストラップ(締切 ▶) - [ ] 開催後のレポート(締切 ▶) 全部にロゴを出す必要はないので、どこにロゴを出すかも決めます。 ### 12-3. 事前に渡すもの(スポンサー向けの紙を別に作る) 参加者向けの運営マニュアルとは別紙にします。 配送ガイドライン 着荷指定日・送り先住所・宛名(誰宛にするか)・会場での保管場所 ブース仕様 位置とコマ番号/机・椅子・電源・Wi-Fiの有無/看板のサイズ/持ち込める什器の高さ 一般規定 音量/火気/飲食/掲示物/通路にはみ出さない/中止・変更時の扱い 当日の連絡先 担当者の名前と携帯、集合時間、搬入口の場所 - 別紙を渡す期限 - 搬入日時・搬入口・エレベーターの寸法と耐荷重・台車の有無 - 搬出・返送のルール(着払い伝票を誰が用意するか) ### 12-4. 当日 - スポンサー専用の受付窓口を、参加者受付と物理的に分ける - 準備期間にやり取りしていた担当者が、当日も担当する(先方は名前を知っている人に聞きたい) - ブースの巡回担当と、回る時間 - 困りごとの受け先(電源が足りない・人が来ない・机が欲しい) - スポンサーのセッションがある場合、進行と技術のチェックは登壇者と同じ扱いにする - 写真を撮る(ブースの様子・人が集まっている瞬間)。報告書に使います ### 12-5. 終わったあと - お礼の連絡(誰が・いつまでに) - 報告書に入れるもの - 参加者数と、ブース・セッションへの反響(リードを渡すかどうかも) - ロゴ掲出の実績(12-2のリストがそのまま使えます) - 参加者からの声・アンケートの該当部分 - SNSやメディアで取り上げられた記録 - 当日の写真 - 次回のスポンサー機会(いつ・どんな枠を用意する予定か) - 反省点も率直に伝えるか ## 13. 撮影・広報 - 写真・動画の撮影可否(参加者に事前告知したか) - 撮影NGの人の意思表示方法(名札の色・シール) - カメラマンの動線と、撮ってほしいカット - SNS投稿の可否・ハッシュタグ - オフレコにする内容があるか(登壇者に事前確認) - 取材対応(誰が窓口か・受付での取り次ぎ) - 当日の発信担当と、投稿するタイミング そもそも、プレスリリースを配信するか、事後レポートを配信するか、セッションごとにレポートを書くか、なども体制を作る時に決めておいたほうが良いです。 ## 14. 緊急時 起きないと思っているものほど書いておきます。それぞれ「誰が動くか」を先に決めます。 - 体調不良者が出た ▶ (救護場所、最寄りの病院、救急車の呼び方) - 地震・火災 ▶ (避難動線、避難場所、誘導の声かけ) - 停電・機材トラブル ▶ (予備機、つなぎの進行) - 悪天候(台風・大雪)▶ (中止判断の基準と、決める人、伝える手段) - 人が集まりすぎた・列が崩れた ▶ (入場を止める判断、誰が止めるか) - 登壇者が来ない・遅れる ▶ (順番の入れ替え、つなぎ) - 迷惑行為・ハラスメント ▶ (誰が声をかけ、誰が判断するか) - 会場の緊急連絡先(管理事務所・警備)▶ - AEDの場所 ▶ - 最寄りの病院(当日開いているか)▶ - 中止・中断を決める人 ▶ ### 火を使うなら 屋外で火気を使う、または飲食の出店を出す場合は、消防への届出が必要になることがあります。会場の自治体の火災予防条例を、企画段階で確認してください(届出の期限は会場によって違います)。 - 火気の使用の有無 ▶ - 消火器の準備 ▶ - 届出の要否と提出先・期限 ▶ - 火を使う場所と、客席・発電機・燃料の距離 ▶ ## 15. 撤収 終演=終わりではありません。完全退館の時刻から逆算して、撤収も進行台本に入れます。 - 終演から完全退館まで、何分あるか - 完全退館の時刻(ここは厳守。会場との約束) - 搬出の車両・時間 - 精算・鍵の返却 ### 撤収タスク(全員でやる) - [ ] 会場片付け(椅子・テーブルを元の配置に戻す) - [ ] ゴミ回収・分別(会場の分別区分に合わせる:燃える/燃えない/ペットボトル/瓶/缶) - [ ] 掲示物・サイン・装飾の撤去(貼った跡が残っていないか) - [ ] 備品搬出 - [ ] 忘れ物チェック(控室・受付の裏・客席の下) - [ ] 借りたもののチェックリスト照合 - [ ] 会場スタッフによる原状復帰の確認に、全体統括が立ち会う 撤収は人数が要るのに、いちばん人が減る時間帯です。誰が最後まで残るかを先に決めて、当日スタッフにも「何時まで」を最初に伝えておく。 ## 16. 当日の持ち物 当日いちばん多い事故は「忘れた」です。数と、誰が持ってくるかまで書きます。 ### 受付まわり それぞれ「数」と「誰が持ってくる」を書いて、そろったらチェック。 - [ ] このマニュアル(印刷したもの。通信が落ちても読める) - [ ] 参加者リスト(紙。端末が落ちたときの本体) - [ ] 名札・ネックストラップ - [ ] ネックストラップの回収箱(貸与なら、帰りに返してもらう) - [ ] 名札に書くペン(太字が見やすい) - [ ] 受付台に貼る案内(「受付はこちら」「〇〇の受付」) - [ ] つり銭(当日払いがある場合) - [ ] 来賓・関係者リスト(誰に取り次ぐか付き) ### 配布物 部数は想定人数+1割。余った分を持ち帰る袋も一緒に。 - [ ] チラシ(自社・関係団体・次回告知) - [ ] 当日資料・登壇者プロフィール - [ ] アンケートのQRを印刷した紙 - [ ] ノベルティ・記念品 - [ ] 封入する袋(配布物が3種を超えるなら袋に入れる) - [ ] 余った配布物の持ち帰り袋・段ボール アンケートのQRは、スクリーンに出すだけでなく手元にも配る。「お手元のQRコード、またはスクリーンのQRコードから」と司会が言えるようにしておくと、回収率が変わります。締めの一言でアンケート案内を忘れないよう、進行台本にも書いておく。 ### 掲示・サイン - [ ] 会場までの案内(駅・入口・エレベーター・迷いやすい曲がり角) - [ ] トイレの場所(司会が口頭でも言えるように、位置を確認しておく) - [ ] 会場図(受付・救護・クローク・喫煙可否) - [ ] 撮影の可否・SNSのルール - [ ] 貼るもの(養生テープ・マスキングテープ・イーゼル・A4スタンド) ### 進行・技術 - [ ] 進行台本(司会用と技術用の2部・紙) - [ ] 投影資料のバックアップ(登壇者ぶんも預かる) - [ ] 変換アダプタ(HDMI/USB-C)・延長コード・電源タップ - [ ] レーザーポインタ・スライド送り - [ ] タイマー(残り時間を出すカンペ・「巻き」「あと5分」の紙) - [ ] 予備の電池(マイク用)・モバイルバッテリー - [ ] 質問ツール(オンライン質問を使うなら、受付画面とQRの掲示) ### 登壇者まわり - [ ] 席次表・ネームプレート - [ ] 飲み物(登壇席と控室) - [ ] お車代・謝礼の封筒(誰が、いつ、どこで渡すかを書いた紙とセット) - [ ] 控室の案内表示 ### 運営・撤収 - [ ] トランシーバー(会場の電波を下見で確認) - [ ] 養生テープ・ガムテープ・ハサミ・カッター・軍手 - [ ] ゴミ袋(会場の分別の種類ぶん:燃える/燃えない/ペットボトル/瓶/缶) - [ ] 救急セット・冷却材・経口補水液 - [ ] 台車 - [ ] 忘れ物を入れる箱(中身と連絡先を書くメモも) - [ ] 原状復帰のチェックリスト(会場側の立会いで使う) - [ ] ( ) ### 記録 - [ ] カメラ・SDカード・充電器(撮ってほしいカットのメモも渡す) - [ ] 集合写真を撮るなら、いつ・どこで・誰が声をかけるか ## 17. よくある質問 当日、スタッフが参加者から聞かれることを、答えの形で先に書いておきます。ここが埋まっていると、当日スタッフが統括を探し回らずに済みます。 - トイレはどこですか - 出入りは自由ですか - 写真を撮っていいですか - Wi-Fiはありますか - 資料はもらえますか - 何時に終わりますか - 名刺交換していいですか - 子どもを連れて入れますか - 途中から来ました/早く帰ります - ( ) --- このテンプレートは、ポッドキャスト「みんなのイベント楽屋裏」第2回「絶対にWBSから作るな」の付録です。自由に使ってください(コピー・改変・社内配布も可)。 https://gakuya-ura.fm/templates/event-manual/
イベント名: ▶ / 開催日: ▶ / 最終更新: ▶ / 作成者: ▶
▶ が付いているところがあなたの埋める欄です。□ は、そろったらチェックを入れる欄です。
解説の文章は、埋め終わって当日スタッフに配るときに削ってOKです。
0. はじめに
このテンプレートを埋めようとして手が止まった欄が、そのまま当日のリスクです。
- 「あれ、これ誰に聞けばいいんだろう」=担当が決まっていない
- 「当日決めればいいか」=当日、混乱する可能性のある箇所
- 「たぶん会場にあると思う」=下見に行って確認したほうがいい
みたいに想像しながら埋めていくと抜け漏れを防げると思います。
埋める順番
ひとりで、ドラフトを作る(空欄だらけでいいです)
関係者を集めて、上から一緒に読む。ここで「これどうしよう?」とか「この項目考えないとですね」みたいにみんなで意見や対策を話し合う
埋まった順に、担当と期限に変換していく。やることリストを作るのは、このあと
本番の1週間前に、当日動く人全員でもう一度読み合わせる。ここで出た指摘で、再度ブラッシュアップする
前日や当日に、みんなに配る
書き方のコツ
- 当日を映像で思い浮かべながら書く。「10時に最初のお客さんが入口に来る。誰が、どこで、何と言って迎えるか」
- 迷ったら、その日はじめて来る人が読んで動けるかで判断する
- AIに「こういうイベントをやるので、運営マニュアルの目次をください」と聞いて、そこから足し引きするのも早いです
1. この場は、何のための場か
最初のページに、理念を置きます。
当日、判断に迷う場面は必ず来ます。そのとき全員が戻ってくる場所がここです。
イベントのテーマ
▶
この場を、一文で
▶
テーマが決まっているなら、それを一段かみ砕くだけで書けます。
例として、砂流が運営統括をした「地方自治体インフラAXサミット 2026」の場合。テーマは「その『経験と勘』、AIで『継承できる資産』に。」でした。ここから一段降ろすと、こうなります。
この場を、一文で:ベテランが辞めたあとも現場が回るように、自治体の担当者どうしが、実際にやっている工夫を持ち帰る場
この場の主語:登壇する自治体の人も、聞きに来た自治体の人も、同じ「参加者」
終わったとき、どうなっていたら成功か:帰ってから、自分の課で「うちでもやってみないか」と言い出す人が1人でも出ている
(テーマは実際のもの、その下の3行はこのテンプレート用の書き方の例です)
こう書いておくと、当日「登壇者にどこまで踏み込んだ質問をしていいか」「時間が押したときどのプログラムを削るか」を、その場の人が自分で判断できます。判断の基準を、当日いる全員に配っているのと同じだからです。
2. 全体概要
- イベント名(正式表記)
- テーマ・コンセプト(1〜2行)
- 主催/共催/後援
- 開催日
- 会場(正式名称・住所)
- 開場・開始・終了時刻
- 想定参加者数/目標
- 参加者はどんな人か
- 参加費・申込方法
- 公式サイト・申込ページ
- 問い合わせ窓口(当日・当日以外)
3. 会場マップ
会場図(貼る)
▶ フロア図・座席配置・受付位置・動線を1枚に。会場が複数フロア・複数棟なら、フロアごとに1枚。
控室など
それぞれについて「用途」「使える時間」「鍵・入室方法」を埋めます。結構抜け漏れで多いのが、スタッフの控室(荷物置き場)や登壇者の控室です。別途、借りないといけない場合は早めにおさえないといけないので注意。
- メイン会場
- 控室(登壇者)
- スタッフ控室
- 荷物置き場
- クローク
- 救護スペース
- 授乳・おむつ替え
動線
- 参加者の動線(駅・駐車場 → 入口 → 受付 → 客席)
- 登壇者の動線(入り → 控室 → 舞台)
- スタッフの動線(専用の通路はあるか/物を受け渡す場所/待機する場所)
- 搬入出の動線(車両・エレベーター・台車)
- 交差してはいけない動線(例:搬出と参加者の退場)
会場にあるもの/持ち込むもの
それぞれ「会場にあるか」「持ち込むか」を確かめて、備考を書きます。
- プロジェクター・スクリーン (解像度・明るさ)
- 接続端子(HDMI/USB-C/変換)ここ、けっこう抜け漏れポイントです
- マイク(本数・種類)(ハンド/ピン/卓上)
- スピーカー・音響卓
- 演台・長机・椅子(数)
- Wi-Fi(SSID・パスワード・同時接続数)(参加者に配るか)
- 電源(口数・延長コード)
- 看板・サイン設置可否(貼っていい壁か)
- ゴミ箱・ゴミの持ち帰り
- 入館できる時刻
- 退館しなければいけない時刻
下見に行ってから埋める欄です。「たぶんある」で埋めない。写真を撮って、この項目の横に貼る。
4. スケジュール
全体(設営から撤収まで)
それぞれ「時刻」「担当」「場所」を埋めます。ここは急いで埋める必要はないです。
- 前日 ◯:◯◯ 会場入り・搬入 ▶
- 当日 ◯:◯◯ スタッフ集合・朝礼 ▶
- ◯:◯◯ 設営完了・最終確認 ▶
- ◯:◯◯ 登壇者入り・リハーサル ▶
- ◯:◯◯ 開場・受付開始 ▶
- ◯:◯◯ 開演 ▶
- ◯:◯◯ (セッション/転換/休憩)▶
- ◯:◯◯ 終演 ▶
- ◯:◯◯ 撤収完了・退館
進行台本
司会の人が、進行台本だけを見て進行できるかで完成度を測ります。ここは、ChaGPTやClaude Codeが得意なので、おすすめはドラフトを生成AIで作ってから直していく形です。抜けがちなのは、セッション後に登壇者全員の記念撮影をするかどうか。その場合は、どういうふうに撮るかも決めておいた方が当日スムーズです。
| 経過 | 時刻 | 進行(何が起きる) | 司会が言うこと | 技術(音響・映像・照明) | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
書き方の例
| 経過 | 時刻 | 進行(何が起きる) | 司会が言うこと | 技術(音響・映像・照明) | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 0:00 | ◯:◯◯ | 開演・影アナ | (司会の第一声) | BGMフェードアウト、SE | |
| 0:02 | ◯:◯◯ | 主催あいさつ | (紹介の言葉) | 登壇者マイクON | 登壇者は下手から |
決めておくこと
- 登壇者の名前の読み方(ふりがなを振る。当日いちばん事故ります)
- 肩書きの正式表記(本人確認済みか)
- 転換のとき、椅子と机を誰が動かすか
- 押したときにどこを削るか(あらかじめ決めておく)
- 質疑応答をやるか、マイクは誰が運ぶか
- タイムキーパーを用意するか
- 記念撮影はするか
- 登壇者と名刺交換したい参加者の動線や対応
5. 体制
役割で書きます。「〇〇さんが全部」は体制ではありません。役割ごとに「担当」「バックアップ」「当日の居場所」「連絡先」を埋めます。
| 役割 | 担当 | バックアップ | 当日の居場所 | 連絡先 |
|---|---|---|---|---|
| 全体統括(最終判断をする人) | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 進行・タイムキープ | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 司会(MC) | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 受付責任者 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 誘導・場内 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 会場・設営 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 音響・映像・配信 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 登壇者アテンド | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| ボランティア・当日スタッフ統括 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| スポンサー・出展社対応 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 撮影(写真・動画) | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 広報・SNS | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 救護・緊急時対応 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
| 子ども・保護者対応 | ▶ | ▶ | ▶ | ▶ |
バックアップの欄を空けたまま当日を迎えない。その人が体調を崩したら止まる役割が、どれだけあるかが見えます。特に受付と進行は、ピーク時とトラブル時に人を足せる形にしておく。
- 当日の連絡手段(例:当日用のチャットグループ/トランシーバー。電波が悪い会場かどうかも確認)
- 判断に迷ったら誰に聞くか(統括が不在・電話に出ないときの二番手まで決める)
- スタッフの服装・身だしなみ(何を着てきてほしいか。スタッフTシャツを配るなら、いつ渡すか)
- スタッフの集合時間・朝礼(当日だけ来る人には、ここで何を伝えるか)
- お弁当の有無。スタッフのお弁当や登壇者のお弁当を用意するかどうか
6. 受付・誘導
参加者が最初にイベントを体験する場所です。ここの体験が、良いとイベント全体の印象も大体良くなります。
- 受付をどこに置くか(図に描く)
- 何人で回すか
- 開始時刻
- 待機列の作り方(列が伸びたらどこへ折り返すか)
- 混雑のピーク予想(開場直後/セッションの合間/終演直後)
- 人が滞留する場所はどこか(入口・エレベーター前・階段・トイレ前)
事前に用意するもの
- 参加者リスト(紙/端末。通信が落ちたときの紙の控え)
- 名札・パス(種別で色や表記を分けるか)
- 筆記具・テープ・ハサミ・予備の名札
- 案内サイン(「受付はこちら」)
- つり銭(当日払いがある場合)
対応フロー(受付の人が読む文章で書く)
声かけ:「▶」
確認:▶
渡すもの:▶
案内:「▶」(会場・トイレ・開始時刻)
イレギュラー対応
こういう人が来たらどうするかを、先に決めておきます。
- 申込リストに名前がない
- 代理・同行者を連れてきた
- 開始後に来た
- 当日申し込みたいと言われた
- 取材・撮影で来たと言われた
- 関係者・来賓(誰に取り次ぐか)
受付は、口に出して練習する
手順を書いただけでは動けません。受付をやる人は、当日はじめて流れを聞かされることがほとんどです。事前に一度、声に出してやってみます。
やり方は簡単で、片方が「申し込みはしたけれど、事前の案内をちゃんと読んでいない、この会場に初めて来た人」になりきるだけです。
これをやると、だいたい次のことが分かります。
- 案内の紙が要る場所(受付の前に説明する人を1人置くべきか)
- 「どこに並べばいいですか」と聞かれる位置
- 名札を渡してから席に着くまでに、言い忘れていること
- 想定していなかった質問
インフォメーションデスク(人が多いイベントなら)
受付とは別に、困った人が来る場所を1つ決めておくと、当日の質問が受付に集中しません。入口付近の目立つところに置きます。
- 場所
- 常駐する人
- ここに置くもの:忘れ物ボックス/会場マップ/タイムテーブル/Wi-Fi情報/緊急連絡先の一覧/筆記具
7. 登壇者・ゲスト
- 集合時間・集合場所・誰が迎えに行くか
- 控室の場所と、そこまでの案内
- 飲み物・軽食を出すか
- 登壇前の導線(どこで待機して、どこから舞台に上がるか)
- 登壇後の導線(席に戻るのか、控室か、そのまま帰るのか)
- お車代・謝礼の受け渡し(誰が、いつ、どこで)
- 事前に渡しておくもの(進行台本・登壇者用の案内・会場図・撮影の可否)
登壇者まわりだけは、線を引いてきっちり管理する。ここがイベントのど真ん中なので、他をゆるくしてもここはきちんと決めたほうが良いです。
8. ボランティア・当日スタッフ
募集と事前
- 何人必要か(3章の動線と6章の受付から逆算する)
- どこで募集するか
- 事前説明会をやるか(オンラインで30分でも解像度が上がります)
- 事前に一度でも関わってもらう場を作るか
当日だけ来て当日だけ帰る形にすると、「つながりが生まれにくい」という声が出やすくなります。準備の段階から少しでも関わってもらうと、当日の主体性が変わります。
当日までに決めること
- 集合時間・場所・持ち物
- 服装(スタッフTシャツを渡すなら、いつ)
- 担当と持ち場(誰の下につくか)
- 休憩と交代の時間(入りっぱなしにしない)
- 食事・飲み物の提供
- 荷物置き場
- 交通費・謝礼の有無と渡し方
- 迷ったときに聞く相手(名前と居場所)
終わったあと
- お礼の伝え方
- 写真・当日レポートを共有するか
- 次回も声をかけていいか、意思確認をするか
9. 子どもの安全
子どもが来る可能性があるなら、必要な項目です。
前提
- 子どもの参加を想定するか(年齢制限・同伴の条件)
- 申込時に「お子さま連れ」を聞くか
- 事前に案内すること(授乳室・ベビーカーの置き場・トイレ)
場所
- 授乳・おむつ替えの場所
- ベビーカー置き場
- 託児を用意するか(外部に頼むか)
- 子どもが休める・声を出しても大丈夫な場所
子どもに接するスタッフ
- 子どもを担当するのは誰か(当日いきなり決めない)
- 写真に子どもが写る場合の扱い(保護者の同意・公開範囲)
- 危険なもの(火気・機材・段差・車両動線)から子どもを離す配置
10. 参加者の体験
- 案内サイン(入口から会場までに、迷う地点はどこか)
- トイレの場所と案内
- 飲食(提供するか・持ち込み可否・アレルギー表示)
- 休憩スペース・充電・荷物置き場
- 忘れ物・落とし物(誰が預かる/どこに置く/終了後どうする/連絡先の案内)
- 参加者同士の交流をどう起こすか(名札の書き方ひとつで変わります)
- アンケート(いつ・どうやって配るか。その場で取らないとほぼ返ってきません)
配慮が必要な人への対応
参加者から申し出があったら、できる範囲で対応します。「できません」で終わらせず、代わりの方法を一緒に探すのが前提です。
11. 参加者に伝えるルール
禁止事項を並べるのではなく、この場を一緒に成立させてほしいことを書くのがコツです。
- この場で守ってほしいこと(3つまで)
- 撮影・SNSのルール
- 迷惑行為・ハラスメントがあったときの窓口と対応
- 参加者に事前に読んでもらう方法(申込ページ・当日配布・掲示)
ハラスメントの窓口は、開催前に決めて公開しておく。当日その場で作ると、対応する人が一人で抱えます。
12. スポンサー・出展社
スポンサーは「お金をくれる人」ではなく、一緒にこの場を成立させるパートナーです。参加者の体験を設計するのと同じ密度で、スポンサーの当日も設計します。
12-1. 何を提供するか
プランごとに「提供するもの」「枠数」「対応担当」を書き出します。
- プラン
- プラン
決めておくこと
- 提供メニューの一覧(ロゴ掲出/ブース/セッション枠/ノベルティ同梱/参加者リスト/登壇/懇親会での紹介)
- 申し込みの締切と、入金の期日
- 途中で追加購入したいと言われたときの扱い
12-2. ロゴと社名(事故が多い)
- 社名の正式表記を、先方に確認する(株式会社の前後・英語表記・記号)
- ロゴデータの受け取り期限とファイル形式
掲出する場所を全部リストにします。それぞれ締切を書いて、出せたらチェック。
- 公式サイト(締切 ▶)
- 申込ページ(締切 ▶)
- 会場の看板・バナー(締切 ▶)
- 投影スライド(開演前・幕間)(締切 ▶)
- 配布物・パンフレット(締切 ▶)
- 名札・ストラップ(締切 ▶)
- 開催後のレポート(締切 ▶)
全部にロゴを出す必要はないので、どこにロゴを出すかも決めます。
12-3. 事前に渡すもの(スポンサー向けの紙を別に作る)
参加者向けの運営マニュアルとは別紙にします。
配送ガイドライン 着荷指定日・送り先住所・宛名(誰宛にするか)・会場での保管場所
ブース仕様 位置とコマ番号/机・椅子・電源・Wi-Fiの有無/看板のサイズ/持ち込める什器の高さ
一般規定 音量/火気/飲食/掲示物/通路にはみ出さない/中止・変更時の扱い
当日の連絡先 担当者の名前と携帯、集合時間、搬入口の場所
- 別紙を渡す期限
- 搬入日時・搬入口・エレベーターの寸法と耐荷重・台車の有無
- 搬出・返送のルール(着払い伝票を誰が用意するか)
12-4. 当日
- スポンサー専用の受付窓口を、参加者受付と物理的に分ける
- 準備期間にやり取りしていた担当者が、当日も担当する(先方は名前を知っている人に聞きたい)
- ブースの巡回担当と、回る時間
- 困りごとの受け先(電源が足りない・人が来ない・机が欲しい)
- スポンサーのセッションがある場合、進行と技術のチェックは登壇者と同じ扱いにする
- 写真を撮る(ブースの様子・人が集まっている瞬間)。報告書に使います
12-5. 終わったあと
- お礼の連絡(誰が・いつまでに)
- 報告書に入れるもの
- 参加者数と、ブース・セッションへの反響(リードを渡すかどうかも)
- ロゴ掲出の実績(12-2のリストがそのまま使えます)
- 参加者からの声・アンケートの該当部分
- SNSやメディアで取り上げられた記録
- 当日の写真
- 次回のスポンサー機会(いつ・どんな枠を用意する予定か)
- 反省点も率直に伝えるか
13. 撮影・広報
- 写真・動画の撮影可否(参加者に事前告知したか)
- 撮影NGの人の意思表示方法(名札の色・シール)
- カメラマンの動線と、撮ってほしいカット
- SNS投稿の可否・ハッシュタグ
- オフレコにする内容があるか(登壇者に事前確認)
- 取材対応(誰が窓口か・受付での取り次ぎ)
- 当日の発信担当と、投稿するタイミング
そもそも、プレスリリースを配信するか、事後レポートを配信するか、セッションごとにレポートを書くか、なども体制を作る時に決めておいたほうが良いです。
14. 緊急時
起きないと思っているものほど書いておきます。それぞれ「誰が動くか」を先に決めます。
- 体調不良者が出た ▶ (救護場所、最寄りの病院、救急車の呼び方)
- 地震・火災 ▶ (避難動線、避難場所、誘導の声かけ)
- 停電・機材トラブル ▶ (予備機、つなぎの進行)
- 悪天候(台風・大雪)▶ (中止判断の基準と、決める人、伝える手段)
- 人が集まりすぎた・列が崩れた ▶ (入場を止める判断、誰が止めるか)
- 登壇者が来ない・遅れる ▶ (順番の入れ替え、つなぎ)
- 迷惑行為・ハラスメント ▶ (誰が声をかけ、誰が判断するか)
- 会場の緊急連絡先(管理事務所・警備)▶
- AEDの場所 ▶
- 最寄りの病院(当日開いているか)▶
- 中止・中断を決める人 ▶
火を使うなら
屋外で火気を使う、または飲食の出店を出す場合は、消防への届出が必要になることがあります。会場の自治体の火災予防条例を、企画段階で確認してください(届出の期限は会場によって違います)。
- 火気の使用の有無 ▶
- 消火器の準備 ▶
- 届出の要否と提出先・期限 ▶
- 火を使う場所と、客席・発電機・燃料の距離 ▶
15. 撤収
終演=終わりではありません。完全退館の時刻から逆算して、撤収も進行台本に入れます。
- 終演から完全退館まで、何分あるか
- 完全退館の時刻(ここは厳守。会場との約束)
- 搬出の車両・時間
- 精算・鍵の返却
撤収タスク(全員でやる)
- 会場片付け(椅子・テーブルを元の配置に戻す)
- ゴミ回収・分別(会場の分別区分に合わせる:燃える/燃えない/ペットボトル/瓶/缶)
- 掲示物・サイン・装飾の撤去(貼った跡が残っていないか)
- 備品搬出
- 忘れ物チェック(控室・受付の裏・客席の下)
- 借りたもののチェックリスト照合
- 会場スタッフによる原状復帰の確認に、全体統括が立ち会う
撤収は人数が要るのに、いちばん人が減る時間帯です。誰が最後まで残るかを先に決めて、当日スタッフにも「何時まで」を最初に伝えておく。
16. 当日の持ち物
当日いちばん多い事故は「忘れた」です。数と、誰が持ってくるかまで書きます。
受付まわり
それぞれ「数」と「誰が持ってくる」を書いて、そろったらチェック。
- このマニュアル(印刷したもの。通信が落ちても読める)
- 参加者リスト(紙。端末が落ちたときの本体)
- 名札・ネックストラップ
- ネックストラップの回収箱(貸与なら、帰りに返してもらう)
- 名札に書くペン(太字が見やすい)
- 受付台に貼る案内(「受付はこちら」「〇〇の受付」)
- つり銭(当日払いがある場合)
- 来賓・関係者リスト(誰に取り次ぐか付き)
配布物
部数は想定人数+1割。余った分を持ち帰る袋も一緒に。
- チラシ(自社・関係団体・次回告知)
- 当日資料・登壇者プロフィール
- アンケートのQRを印刷した紙
- ノベルティ・記念品
- 封入する袋(配布物が3種を超えるなら袋に入れる)
- 余った配布物の持ち帰り袋・段ボール
アンケートのQRは、スクリーンに出すだけでなく手元にも配る。「お手元のQRコード、またはスクリーンのQRコードから」と司会が言えるようにしておくと、回収率が変わります。締めの一言でアンケート案内を忘れないよう、進行台本にも書いておく。
掲示・サイン
- 会場までの案内(駅・入口・エレベーター・迷いやすい曲がり角)
- トイレの場所(司会が口頭でも言えるように、位置を確認しておく)
- 会場図(受付・救護・クローク・喫煙可否)
- 撮影の可否・SNSのルール
- 貼るもの(養生テープ・マスキングテープ・イーゼル・A4スタンド)
進行・技術
- 進行台本(司会用と技術用の2部・紙)
- 投影資料のバックアップ(登壇者ぶんも預かる)
- 変換アダプタ(HDMI/USB-C)・延長コード・電源タップ
- レーザーポインタ・スライド送り
- タイマー(残り時間を出すカンペ・「巻き」「あと5分」の紙)
- 予備の電池(マイク用)・モバイルバッテリー
- 質問ツール(オンライン質問を使うなら、受付画面とQRの掲示)
登壇者まわり
- 席次表・ネームプレート
- 飲み物(登壇席と控室)
- お車代・謝礼の封筒(誰が、いつ、どこで渡すかを書いた紙とセット)
- 控室の案内表示
運営・撤収
- トランシーバー(会場の電波を下見で確認)
- 養生テープ・ガムテープ・ハサミ・カッター・軍手
- ゴミ袋(会場の分別の種類ぶん:燃える/燃えない/ペットボトル/瓶/缶)
- 救急セット・冷却材・経口補水液
- 台車
- 忘れ物を入れる箱(中身と連絡先を書くメモも)
- 原状復帰のチェックリスト(会場側の立会いで使う)
- ( )
記録
- カメラ・SDカード・充電器(撮ってほしいカットのメモも渡す)
- 集合写真を撮るなら、いつ・どこで・誰が声をかけるか
17. よくある質問
当日、スタッフが参加者から聞かれることを、答えの形で先に書いておきます。ここが埋まっていると、当日スタッフが統括を探し回らずに済みます。
- トイレはどこですか
- 出入りは自由ですか
- 写真を撮っていいですか
- Wi-Fiはありますか
- 資料はもらえますか
- 何時に終わりますか
- 名刺交換していいですか
- 子どもを連れて入れますか
- 途中から来ました/早く帰ります
- ( )