「イベントは絶対にWBSから作るな」の話をしていたら、「司会がいたらマニュアルを作る」に着地した

砂流

第2回は、イベントをそもそも何から作るか、という話です。僕は絶対にWBSから作らない派なんですよ。

砂流

ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャー。作業分解構成図みたいな言い方をするらしいんですけど、簡単に言うと、やることを全部洗い出して、担当と期限を振り分けていくものです。Excelやスプレッドシートで管理する、ToDoリストのようなものですね。僕は絶対にこれから作るな派なんですよ。

砂流

じゃあ何がダメなのか。僕の中ではいくつか理由があって、一つ明確にあるのが、作業になるんですよ。

砂流

消し込んでいく話にしかならなくなって、それがイベントをめちゃめちゃつまらなくすると思っているんです。自分たちの仕事が作業になった瞬間、タスクをこなさなきゃいけなくなる。そこに創造性がなくなるし、もう一つ怖いのが、抜け漏れを疑わなくなることです。

砂流

イベントのプロでもないのに、WBSを作ると「すごい、ちゃんとやりました」という感じで見せられる。みんなイベントのプロではないから、これが正解だと思ってしまう。書かれた期限に収めていけばイベントは成功するように見えるし、多分、用意した人もそう思っている。それが怖いんです。

砂流

事故ったというか、事故りそうになったことが複数回あります。

砂流

途中からイベントに参加することってあるじゃないですか。「砂流さんも入ってもらっていいですか」と言われて、今どういう感じですかと聞くと、WBSが大きく用意されている。それを一つずつ見ていくと、まず抜け漏れが気になるんですよ。

砂流

「それは潰してあるんですか」「別で用意されているんですか」と聞いたら、「え？」となる。「これを正義としてやっていたんですか」と聞いたら、そうです、と。すると、今ここにないものは何も用意されてないっていう理解でいいですか、から入るんですね。

砂流

例えば、クリエイティブはWBSのここですと書いてあるけど、ポスターや案内状がない。「あれ、大丈夫ですか」とやると、すごく嫌な人になるんです。みんながこれを正義だと思って何週間かやって、うまくいっていると思っているところに僕が入ってきて、「これ、足りなくないですか」「これ、やっていますか」「プレスリリースは出さなくていいんですか」と指摘ばかりする。ないですね、ないですねとなって、みんな慌てるんですよ。

砂流

ミーティングも進捗報告になるんですよ。WBSで進めているから。

砂流

上からただ見ていくだけで、僕からすると絶対に面白くない。一番楽しいところが全部なくなってるのがWBSだと思うんです。

砂流

そうです。一番初めにそれからやって、どうするの、と思うんです。

最後の一週間前に社内イベントへ入った時、マニュアルも会場マップもなかったことがあります。「受付はどこに置きますか」と聞くと、多分みんな、当日でいいと思っている。最悪どうにかなるし、実際どうにかなるんですよ。

砂流

でも、そこを潰しておかないと、アクシデントが起きた時に混乱する。受付すらどこに置くか決まっていなければ、「受付はどこですか」と聞かれても答えられない。プロが用意したWBSをみんなでなぞるならいいけど、プロでもない僕たちがWBSから始めるのは、それだけのリスクがあるんです。

砂流

だから「絶対にWBSから作るな」と言うんですけど、社内でいくら言ってもWBSから作るんです。多分、プロジェクトの進め方のどこかに書いてあるんじゃないですかね。

砂流

何をやっていいか分からないからWBSを作る。でも、作業になるし、楽しくなくなるし、抜け漏れが出てくる。そういう時、僕は運営マニュアルから作ってくれと言うんです。

砂流

厳密にはテーマから決めた方がよくて、僕はイベントの一番初めに必ずテーマを作ります。ただ、テーマを作る話を始めたら今日が終わらないので。概要とフレームが固まって、ToDoへ落とし込む前に、一度運営マニュアルを作る。

砂流

それでいいんですよ。どんなイベントでもというわけではないけど、主催イベントなら作った方が分かりやすいと思っています。

砂流

イベントの概要、場所。当日に来たスタッフでも何をやればいいか分かる、そのための資料です。運営マニュアルを作ろうと思うと想像力めっちゃ働かせないといけないんですよ。

超ドラフトの運営マニュアルを一度土台に置いて、関係者みんなで抜け漏れを見ていく。すると、「控え室はどこにあるんですか」「動線はどうするんですか」「ここに受付がないと、お客さんが来た時に対応できないですね」といった話を、全部詰め込めるんです。

砂流

それに、マニュアルには当日の体制図が必ず出ているじゃないですか。

砂流

そうすると、その人の解像度がめっちゃ上がるんですよ。WBSには自分の名前をいっぱい入れてしまうけど、運営マニュアルに落としていくと、これは現実的じゃないと分かる。何人必要なのかも、なんとなく分かります。

イベントでよく分からないのが、関わる人数がめっちゃ少ないか、逆にめっちゃ多くてやることがない人が出ることです。運営マニュアル上に落とし込むと、少なくとも解像度が上がる。「あなたには何々をやってほしい」と説明しやすくなるし、タスクだけで振らなくてよくなるんです。

砂流

お客さんが30人か50人ぐらい来るなら作っておいた方がいいし、外部が関わるなら100パーセント作るべきですね。社内の無料イベントで、30人ぐらいの飲み会やピッチイベントなら、作らなくてもいいと思うんです。

ただ、動線が必要で、名前がサミットやカンファレンスのようなイベントは、どれだけ場所が簡素でも作っておくべきだと思います。

砂流

司会がいるかどうかは、一つ確かにありますね。いい話が出た。

あと、運営マニュアルは秘伝のタレと一緒で、次に生かせるんですよ。WBSは人数もやることも違うから、次に生かしにくい。マニュアルは継ぎ足しがあっても、毎回使えるものになる。マニュアルの方が経験値が溜まりやすいという意味もあると思います。

砂流

概要、場所、組織図、会場図、受付や動線。誰が来て、何人規模で、そもそもどういうイベントなのか。当日の服装、控え室の情報、登壇者をどう案内するか。セッションが三つあるなら、セッションが始まる時と終わる時に、椅子と机をどうするか。

砂流

50人、100人と来るなら、忘れ物をどうするか。トイレをどう案内するか。会場にマイクやプロジェクターがあるか。会社から何を持っていくのか。何時から会場へ入れるのか。設営時間も結構抜けるんですよ。

砂流

下見へ行かないと分からないこともあります。こうした項目を用意し始めると、「あれ、これなくない？」と、各々が気になるところを言ってくれる。それで創造性が出るし、その人がコメントすると主体性も出るんです。

「あなたはどこどこ番長ね」と言われた時にWBSだけを見せられてもよく分からない。でも会場とお客さんを想像できれば、当日までの自分の役割と、当日の役割が分かります。

砂流

それは、もうやらないとダメですね。

砂流

世の中にある運営マニュアルを参考にしてもいいし、ChatGPTやClaudeに聞けば、ある程度は該当するものが出てきそうです。そこから自分たちのイベントにはめていくので十分な気がします。

砂流

進行台本も、情報を入れて作ってと言えば、ふりがな付きで作ってくれる。AIを使って運営マニュアルを作り、足りないものを足して、いらないものを削っていくのがいい気がします。

砂流

イベントと、関わる人による気がします。僕は自分でやる時、意外に使わないです。AXサミットをやった時も、他の人が自分の作業を管理するためにWBSを作っていたことはありますけど、僕は作りませんでした。

砂流

僕は「あなたの責任範囲はここです」と渡して、その範囲でめっちゃ楽しんでね、というタイプなんです。潰さないといけないことは潰すし、交渉してほしいことは僕がやる。でも、まずはざっくりスケジュールを引いてもらい、自分の責任範囲で間に合うようにしてもらいます。

週一回の定例や分科会を作り、そこでスケジュールを聞く。クリエイティブなら「ここで入稿すれば問題ないです」と分かる。その人が管理にWBSを必要とするなら、そうしてもらえばいいんです。

砂流

例えば、パスをどうするかにはクリエイティブを発揮してほしいんです。期日と欲しいものを細かく指定するより、「よろしくお願いします」と渡すと、デザインで遊んでくれて、「これ、めっちゃいいじゃないですか」という話が生まれやすい。用意しなきゃいけないものには入っているけど、いちいち僕が期日を引く必要はないんです。

砂流

それを僕一人で管理しようとは思っていません。僕よりスケジュール管理が得意な人をミーティングに何人も入れて、「これ、抜けていませんか」と言ってもらえるようにしています。絶対に抜け漏れはあるから、みんなでフォローし合う。ただ、登壇者だけは、いつまでに誰が許可を取り、セッション概要をいつまでに伝えるか、きれいに線を引いています。そこがど真ん中なので。

プレスリリースは大体ずれます。この日に絶対出せるなんて、ほぼないじゃないですか。登壇者一人の確認が返ってこない、決まらない、OKをもらっていたけどキャンセルになった。そうしたらリリースをどうするのか、という話になるので、そういうところはあまりスケジュールを決めないですね。

砂流

ダイムさんはどうしているんですか？

砂流

本当に、予期せぬことしか出てこない気がします。

砂流

それはそうですね。あったらいいものではありますね。

砂流

僕は絶対にWBSから作るな派ですけど、他の人は本当にどうしているんでしょうね。

砂流

僕が当日を想像して運営マニュアルを作ってと言うのに対して、さらにその先のゴールを想像する。テーマを作るのと似ているかもしれませんね。

砂流

コンサルの方やイベント制作会社は、WBSから作って厳格に消し込んでいくのかもしれないですね。ライブ制作でも、衣装、曲順、照明を決めていく。

砂流

司会が必要か、30人や50人を超えるか。カンファレンス、サミット、飲み会、結婚式の二次会、お祭り。イベントによって変わりそうです。

砂流

IVSもすごく分厚いですよ。スタッフ用と、裏側でプロの人たちが使うマニュアルは違いますよね。

砂流

読後感から。ゴールから、ということですか。

砂流

そこから次はどうするんですか？

砂流

それは何人規模のイベントが多いんですか？

砂流

マニュアルは、ほとんどその人のためでもありますよね。

砂流

そう考えると、作り方は全然違いますね。僕は、社内で企画を通すためにテーマから決めることが多い。自治体向けや自治体に関係するイベントが多いので、硬いメッセージも含め、会社の方向性と合っていますよね、と確認するためです。

でも、読後感の話と似ています。そもそもちゃんと、立て付けの一番大切なところから作るという点は変わらないはずです。

僕自身が本当にマニュアルから作っているかと言われると難しいんですけど、他の人におすすめするのはマニュアルです。僕の場合は、テーマを決めて、体制図から作る。この人たちに何をやってもらうか、何を目的にするかを決めます。

砂流

6人でも10人でも、みんなでミーティングをして、マニュアルを一つずつ見ていく。「ちょっと待って、これはどうするんですか」と、みんなが当日をリアルに想像できるから、抜け漏れを潰せるんです。それを早めにやった方がいい。

砂流

いつもやっているチームならそれでもいい。でも、初めてやるチームでは誰も作っていないことがある。マニュアルがなくても乗り切れるけど、効率が悪かったり、ミスが起きたりする。「WBSが抜けていたから、次は完璧なWBSを作ろう」という話もおかしいと思うんです。

砂流

一番初めに「絶対WBSから作るな」と言っているから、僕からしたらこれ以上ないんですけど。これを喋らせてくれ、という回なので。ダイムさんが聞いていて、それ以上のパンチラインがあったなら、それですかね。

砂流

確かに。司会がいたらマニュアルを作る。

砂流

それはいいですね。進行台本だけではなく、進行台本が一緒になったマニュアル。全員でマニュアルを作る。じゃあ「司会がいたらマニュアルを作る」にしましょう。

砂流

ゲストも募集しています。「WBSから作った方がいい」を含めて、これを話したいというイベント運営者に来てほしいです。イベントの話は、社内の反省会や、打ち上げでお酒を飲みながら喋る以上のことを、ほとんどしないので。

砂流

では、今日のパンチラインは。